Freigabeprozesse für Rückerstattungen einrichten

Lernen Sie empfohlene Bestätigungsabläufe für Rückerstattungen in Pleo kennen, um Rückerstattungen schnell, einheitlich und kontrolliert zu halten.

Was Sie mit Freigabeprozessen für Rückerstattungen erreichen können

Freigabeprozesse helfen Ihnen, Geschwindigkeit und Kontrolle beim Ausgleichen des Guthabens für Rückzahlungen an Personen zu vereinen:

• Privatauslagen
• Ansprüche auf Kilometerpauschale
• Ansprüche auf Verpflegungspauschale

Mit der richtigen Einrichtung können Sie:

• das Risiko von fehlerhaften oder nicht konformen Rückerstattungen reduzieren
• die Ausgabenzuständigkeit nah am richtigen Reviewer (Manager:innen, Budgetinhaber:in, Finanzabteilung) halten
• den Monatsabschluss beschleunigen, indem Sie Probleme frühzeitig erkennen
• das Vertrauen der Mitarbeiter:innen mit einem einheitlichen und transparenten Prozess stärken

Überprüfungsoptionen (und wann welche am besten geeignet ist)

Team-Review (Überprüfung durch Manager:in/Teamleiter:in)

Am besten geeignet für

• Kontrolle und Transparenz im Arbeitsalltag für Vorgesetzte oder Teamleiter:innen
• Ausrichtung von Rückerstattungen an Team-Budgets und Erwartungen

Wesentliche Vorteile

• Klare Inhaberschaft: Der Reviewer kennt normalerweise den Kontext (Projekt, Reise, Team-Normen)
• Schnellere Entscheidungen: Manager:innen können häufige Fälle in der App rasch genehmigen
• Bessere Governance ohne Engpässe: Finanzabteilung muss nicht jede Rückerstattung überprüfen
• Skaliert mit dem Wachstum des Unternehmens: Jedes Team verwaltet seine eigenen Freigabeprozesse, anstatt alles zu zentralisieren

Wann Sie es verwenden sollten: Nutzen Sie dies als Ihre Standard-Überprüfungsebene für die meisten Rückerstattungen, besonders in größeren Organisationen.

Tag-Review (Budget-/Projekt-/Mandant:innen-basiertes Review)

Am besten geeignet für: Freigabeprozesse, die davon abhängen, wofür die Rückerstattung ist (z. B. Mandant:innen, Projekt, Kostenstelle, Standort, Abteilung)

Wesentliche Vorteile

• Freigabeprozesse folgen dem Budget, nicht der Person: Der/die richtige Budget-Inhaber:in überprüft Rückerstattungen, die mit ihrem Tag verbunden sind
• Konsistente Governance für gemeinsame Teams: Nützlich, wenn mehrere Teams Ausgaben aus demselben Projekt- oder Mandant:innen-Budget tätigen
• Höhere Zuordnungsgenauigkeit: Fördert korrektes Taggen, da Freigabeprozesse davon abhängen

Tag-Review gilt für alle Rückerstattungen mit diesem Tag (nicht grenztwertbasiert), daher kann die Arbeitsbelastung der Reviewer steigen, wenn Tags breit eingesetzt werden.

Wann Sie es verwenden sollten: Verwenden Sie den Tag-Review, wenn die Budgetinhaberschaft komplex ist (Matrix-Organisationen, Agenturen/Beratungen, projektbasierte Arbeit).

Company-Review (Überprüfen auf Finanzabteilungsebene)

Am besten geeignet für: eine abschließende Kontrollinstanz, bei der die Finanzabteilung (oder ein zentrales Team) Rückerstattungen im gesamten Unternehmen autorisiert

Wesentliche Vorteile

• Starke Compliance- und Richtlinienkontrolle: stellt sicher, dass Rückerstattungen den Unternehmensregeln entsprechen, bevor Geld ausgezahlt wird
• Konsistenz über Teams hinweg: hilfreich, wenn Team-Entscheidungen variieren oder eine strengere Durchsetzung der Richtlinien erforderlich ist
• Audit-Bereitschaft: hinzufügen eines zusätzlichen Kontrollpunkts für sensible Kategorien oder Rückerstattungen mit höherem Risiko

Wann Sie es verwenden sollten

• Rückerstattungen mit höherem Wert (Grenzwerte festlegen, damit die Finanzabteilung das überprüft, was am wichtigsten ist)
• Wenn gemäß den Unternehmensrichtlinien eine Genehmigung auf mehreren Ebenen erforderlich ist

Stufenweise Reviews (empfohlen, wenn mehrere Ebenen vorhanden sind)

Wenn Sie den Company-Review zusammen mit Team- und/oder Tag-Review verwenden, aktivieren Sie stufenweise Reviews, damit sie in einer logischen Reihenfolge stattfinden.

Wesentliche Vorteile

• Vorhersehbare Reihenfolge der Reviews: Team-/Tag-Reviewer genehmigen zuerst, die Finanzabteilung überprüft zuletzt
• Weniger Hin und her: Probleme können früher in der Kette gelöst werden
• Klarere Verantwortlichkeit: alle wissen, wo sie im Prozess stehen

So wählen Sie das passende Setup aus (empfohlene Setups)

Setup A: schnell und skalierbar (am häufigsten verwendet)

• Team-Review für Standard-Rückerstattungen
• Optional: Company-Review nur für Rückerstattungen mit höherem Wert (basierend auf Grenzwert)

Warum es funktioniert: Hält routinemäßige Freigabeprozesse nah am Team, während sich die Finanzabteilung auf Ausnahmen konzentriert.

Setup B: Kontrolle durch Budgetinhaber:in

• Tag-Review für Rückerstattungen, die Projekten/Mandant:innen/Kostenstellen zugeordnet sind
• Optional: Company-Review für Rückerstattungen mit hohem Wert

Warum es funktioniert: Stellt sicher, dass die für das Budget verantwortliche Person unabhängig von der einreichenden Person genehmigt.

Setup C: hohe Kontrolle/hohe Compliance

• Team-Review oder Tag-Review (oder beides) + Company-Review
• Stufenweise Reviews aktivieren

Warum es funktioniert: Starke Governance ist am besten, wenn die Einhaltung von Richtlinien wichtiger ist als Geschwindigkeit.