Määritä hyväksynnät kulukorvauksille

Opi suositellut hyväksyntäasetukset kulukorvauksille Pleossa, jotta kulukorvaukset pysyvät nopeina, johdonmukaisina ja hallinnassa.

Mitä voit saavuttaa kulukorvaus­hyväksyntöjen avulla?

Hyväksynnät auttavat sinua tasapainottamaan nopeutta ja hallintaa, kun maksat ihmisille takaisin:

• käteismenoja
• kilometrikorvausta koskevia korvaushakemuksia
• päivärahahakemuksia.

Voit oikean määrityksen avulla

• vähentää virheellisten tai sääntöjen vastaisten kulukorvausten riskiä
• säilyttää kulujen omistajuuden lähellä oikeaa tarkastajaa (esim. esihenkilö, budjetin omistaja, taloushallinto)
• nopeuttaa kuukauden loppua tunnistamalla ongelmat ajoissa
• parantaa työntekijöiden luottamusta johdonmukaisella ja läpinäkyvällä prosessilla

tarkastella vaihtoehtoja (ja sitä, milloin kukin niistä toimii parhaiten)

mahdollistaa tiimin tarkastuksen (esihenkilön/tiiminvetäjän tarkastus)

Soveltuu erityisesti

• päivittäiseen hallintaan ja näkyvyyden tarjoamiseen esihenkilöille tai tiimin vetäjille
• kulukorvausten pitämiseen linjassa tiimin budjetin ja odotusten kanssa

Keskeiset edut:

• Selkeä omistajuus: tarkastaja tietää yleensä kontekstin (projekti, matka, tiimin säännöt)
• Nopeammat päätökset: esihenkilöt voivat hyväksyä yleiset tapaukset nopeasti
• Parempaa hallintoa ilman pullonkauloja: talousosaston ei tarvitse tarkastaa jokaista kulukorvausta
• Skaalautuu yrityksen kasvun mukana: tiimit vastaavat omista hyväksynnöistään sen sijaan, että kaikki keskitettäisiin.

Milloin sinun kannattaa käyttää tätä? Käytä useimpien kulukorvausten oletustarkastuskerroksena, erityisesti suuremmissa organisaatioissa.

Luokkien tarkastukset (budjetti-, projekti- tai asiakaskohtainen tarkastus)

Soveltuu erityisesti hyväksynnöille, jotka riippuvat siitä, mitä kulukorvaus koskee (esim. asiakas, projekti, kustannuspaikka, sijainti, osastot)

Keskeiset edut:

• Hyväksynnät seuraavat kustannusta, eivät henkilöä: Oikea budjetin omistaja tarkastaa kulukorvaukset, jotka liityvät hänen luokkaansa.
• Johdonmukainen hallinnointi jaettujen tiimien kesken: hyödyllinen, kun useat tiimit käyttävät samaa projekti- tai asiakasbudjettia
• Tarkempi kohdistaminen: kannustaa oikeaan luokitteluun, koska hyväksynnät riippuvat luokittelusta

Luokkien tarkastukset koskevat kaikkia kyseiseen luokkaan merkittyjä kulukorvauksia (ei perustu kynnysarvoon), joten tarkastajan työmäärä voi kasvaa, jos luokkia käytetään laajasti.

Milloin käytät ominaisuutta: käytä luokkien tarkastusta, kun budjetin omistajuus on monimutkainen (verkostona toimivat organisaatiot, toimistot/konsultit, projektipohjainen työ).

Yrityksen tarkastus (talousosaston tarkastus)

Soveltuu erityisesti: lopulliseksi valvontakerrokseksi, jossa taloushallinto (tai keskitetty tiimi) hyväksyy kulukorvaukset koko yrityksessä

Keskeiset edut:

• vahva vaatimustenmukaisuus ja käytäntöjen valvonta: varmistat, että kulukorvaukset täyttävät yrityksen säännöt ennen maksamista
• Yhdenmukaisuus tiimien välillä: hyödyllistä, jos tiimitason päätökset vaihtelevat tai jos käytäntöä täytyy valvoa tarkemmin
• Tilintarkastusvalmius: lisää ylimääräisen tarkistuspisteen arkaluontoisille kategorioille tai korkeamman riskin kulukorvauksille

Milloin ominaisuutta kannattaa käyttää?

• Kun kyseessä on suuren arvon kulukorvaukset (aseta kynnysarvot, jotta talousosasto tarkastaa tärkeimmät)
• Kun yrityksen käytännön mukaan vaaditaan usean tason hyväksyntä

Kun tarvitaan peräkkäiset tarkastukset (suositellaan, kun sinulla on useita tasoja)

Jos käytät yrityksen tarkastusta yhdessä tiimin ja/tai luokkien tarkastuksen kanssa, ota käyttöön peräkkäiset tarkastukset, jotta tarkastukset tapahtuvat loogisessa järjestyksessä.

Keskeiset edut:

• Ennustettava tarkastusjärjestys: tiimin/luokan tarkastajat tarkastavat ensin, talousosasto tarkastaa viimeisenä
• Vähemmän edestakaisia kierroksia: ongelmat voidaan ratkaista aiemmin ketjussa
• Entistä selkeämpi vastuunjako: kaikki tietävät, missä kohdassa prosessia he ovat

Kuinka valitset oikeat määritykset? (suositellut)

Määritys A: nopea ja skaalautuva (yleisin)

• Tiimin tarkastus tavallisille kulukorvauksille
• Valinnainen: yrityksen tarkastus vain suuremmille kulukorvauksille (kynnysarvon mukaan)

Miksi ominaisuus toimii: pidät rutiinihyväksynnät lähellä tiimiä, kun talousosasto keskittyy poikkeuksiin.

Määritys B: budjetin omistajan hallinta

• Luokkien tarkastukset projekteihin, asiakkaisiin tai kustannuspaikkoihin sidotuille kulukorvauksille
• Valinnainen: yrityksen tarkastus suurille kulukorvauksille

Miksi ominaisuus toimii: varmistat, että budjetista vastuussa oleva henkilö hyväksyy sen riippumatta siitä, kuka on lähettänut kulun.

Määritys C: erityiset hallinta-/vaatimustenmukaisuustarpeet

• Tiimin tarkastus tai luokkien tarkastus (tai molemmat) sekä yrityksen tarkastus
• Ota peräkkäiset tarkastukset käyttöön

Miksi ominaisuus toimii: kun käytäntöjen noudattaminen on tärkeämpää kuin nopeus, hallinnasta on suurta apua.