Configura as aprovações para reembolsos

Descobre as configurações de aprovação recomendadas para reembolsos na Pleo, para manter os reembolsos rápidos, consistentes e controlados.

O que podes conseguir com as aprovações de reembolso

As aprovações ajudam-te a equilibrar rapidez e controlo ao reembolsar pessoas por:

• Despesas por conta própria
• Pedidos de quilometragem
• Pedidos per diem

Com a configuração certa, podes:

• Reduzir o risco de reembolsos incorretos ou não conformes
• Manter a propriedade das despesas próxima do revisor adequado (gestor, proprietário do orçamento, equipa financeira)
• Acelerar o fecho do mês ao detetar problemas mais cedo
• Aumentar a confiança dos colaboradores com um processo consistente e transparente

Opções de revisão (e quando cada uma funciona melhor)

Revisão de equipa (revisão do gestor/líder de equipa)

Melhor para

• Controlo e visibilidade do dia a dia para gestores de linha ou líderes de equipa
• Manter os reembolsos alinhados com o orçamento e as expectativas da equipa

Benefícios principais

• Propriedade clara: normalmente, o revisor conhece o contexto (projeto, viagem, normas da equipa)
• Decisões mais rápidas: os gestores podem aprovar casos comuns rapidamente
• Melhor gestão sem obstáculos: equipa financeira não precisa de fazer a revisão de cada reembolso
• Acompanha o crescimento da empresa: cada equipa gere as suas próprias aprovações em vez de centralizar tudo

Quando usar: usa como a camada de revisão predefinida para a maioria dos reembolsos, especialmente em organizações de maior dimensão.

Revisão de etiquetas (revisão baseada em orçamento/projeto/cliente)

Melhor para: aprovações que dependem do motivo do reembolso (por exemplo, cliente, projeto, centros de custo, localização, departamentos)

Benefícios principais

• As aprovações seguem o custo, não a pessoa: o proprietário do orçamento adequado faz a revisão dos reembolsos ligados à respetiva etiqueta
• Governança consistente para equipas partilhadas: útil quando várias equipas gastam no mesmo projeto ou orçamento de cliente
• Maior precisão na atribuição: incentiva a etiquetagem correta, já que as aprovações dependem disso

A revisão de etiquetas aplica-se a todos os reembolsos com essa etiqueta (não depende de limite), portanto, a carga de trabalho do revisor pode aumentar se as etiquetas forem usadas de forma ampla.

Quando usar: usa a revisão de etiquetas quando a propriedade do orçamento for complexa (organizações matriciais, agências/consultoras, trabalho baseado em projetos).

Revisão da empresa (revisão a nível financeiro)

Melhor para: uma camada final de controlo onde a equipa financeira (ou uma equipa central) autoriza reembolsos em toda a empresa

Benefícios principais

• Forte controlo de conformidade e políticas: garante que os reembolsos cumprem as regras da empresa antes do dinheiro sair
• Consistência entre equipas: útil se as decisões ao nível da equipa variarem ou se a política precisar de uma aplicação mais rigorosa
• Preparação para auditoria: adiciona um ponto de verificação extra para categorias sensíveis ou reembolsos de maior risco

Quando usar

• Reembolsos de valor mais elevado (define limites para que a equipa financeira faça a revisão do que é mais importante)
• Quando a aprovação em várias camadas é exigida pela política da empresa

Revisões sequenciais (recomendado quando tens várias camadas)

Se usares a revisão da empresa juntamente com a revisão de equipa e/ou de etiqueta, ativa as revisões sequenciais para que as revisões aconteçam numa ordem lógica.

Benefícios principais

• Ordem previsível das revisões: os revisores da equipa/etiqueta aprovam primeiro, a equipa financeira revê no final
• Menos trocas de mensagens: os problemas podem ser resolvidos mais cedo no processo
• Responsabilidade mais clara: todos sabem qual é o seu papel no processo

Como escolher a configuração ideal (configurações recomendadas)

Configuração A: rápida e escalável (mais comum)

• Revisão de equipa para reembolsos padrão
• Opcional: revisão da empresa apenas para reembolsos de valor mais elevado (com base em limite)

Por que resulta: mantém as aprovações de rotina junto da equipa, enquanto a equipa financeira se dedica às exceções.

Configuração B: controlo do proprietário do orçamento

• Revisão de etiquetas para reembolsos associados a projetos/clientes/centros de custo
• Opcional: revisão da empresa para reembolsos de alto valor

Por que resulta: garante que a pessoa responsável pelo orçamento aprova, independentemente de quem submeteu.

Configuração C: elevado controlo/elevada conformidade

• Revisão de equipa ou revisão de etiqueta (ou ambas) + revisão da empresa
• Ativar revisões sequenciais

Por que resulta: a governação forte é melhor quando o cumprimento das políticas é mais importante do que a rapidez.