Configura le approvazioni per i rimborsi

Scopri le configurazioni di approvazione consigliate per i rimborsi in Pleo per rimborsi veloci, costanti e controllati.

Cosa puoi ottenere con le approvazioni di rimborso

Le approvazioni ti aiutano a trovare il giusto equilibrio tra velocità e controllo quando rimborsi le persone per:

• Spese di tasca propria
• Richieste per chilometraggio
• Richieste di indennità giornaliera

Ecco cosa puoi fare con la configurazione giusta:

• Riduci il rischio di rimborsi errati o non conformi
• Mantieni la vicinanza tra la proprietà della spesa e il giusto revisore (manager, proprietario del budget, finanza)
• Accelera la chiusura di fine mese individuando i problemi in anticipo
• Migliora la fiducia dei dipendenti con un processo coerente e trasparente

Rivedi le opzioni (e quando ciascuna funziona meglio)

Revisione del team (revisione del manager/capo del team)

Ideale per

• Controllo e visibilità quotidiani per line manager o capi dei team
• Mantenimento dei rimborsi in linea con i budget e le aspettative del team

Vantaggi principali

• Proprietà chiara: di solito il revisore conosce il contesto (progetto, viaggio, norme del team)
• Decisioni più rapide: i manager possono approvare rapidamente i casi comuni
• Governance migliore senza ostacoli: il team finanza non deve rivedere ogni rimborso
• Si adatta alla crescita dell’azienda: i team gestiscono le proprie approvazioni invece di centralizzare tutto

Quando si usa: come livello predefinito di revisione per la maggior parte dei rimborsi, soprattutto nelle organizzazioni più grandi.

Revisione di tag (revisione basata su budget/progetto/cliente)

Ideale per: approvazioni che dipendono dal motivo del rimborso (ad es., cliente, progetto, centro di costo, sede, reparto)

Vantaggi principali

• Le approvazioni seguono il costo, non la persona: il proprietario del budget giusto rivede i rimborsi collegati al proprio tag
• Governance coerente per i team condivisi: utile quando più team spendono a fronte dello stesso budget del cliente o progetto
• Maggiore precisione nell'allocazione: incoraggia la corretta assegnazione di tag perché le approvazioni dipendono da questo

La revisione di tag si applica a tutti i rimborsi con quel tag (non si basa su una soglia), quindi il carico di lavoro del revisore può aumentare se i tag vengono usati in modo esteso.

Quando si usa: usa la revisione dei tag quando la proprietà del budget è complessa (organizzazioni a matrice, agenzie/consulenze, lavoro basato su progetti).

Revisione aziendale (revisione a livello finanziario)

Ideale per: un livello finale di controllo in cui il reparto finanza (o un team centrale) autorizza i rimborsi in tutta l'azienda

Vantaggi principali

• Forte controllo della conformità e delle politiche: garantisce che i rimborsi rispettino le regole dell’azienda prima che il denaro venga erogato
• Coerenza tra team: utile se le decisioni a livello di team sono diverse o se serve applicare la politica in modo più rigoroso
• Prontezza all’audit: aggiunge un controllo extra per categorie sensibili o rimborsi a rischio più elevato

Quando si usa

• Rimborsi di valore più elevato (imposta delle soglie in modo che il team finanza riveda ciò che conta di più)
• Quando la politica dell'azienda richiede l'approvazione su più livelli

Revisioni sequenziali (consigliato quando hai più livelli)

Se usi la revisione aziendale insieme alla revisione di tag e/o di team, attiva le revisioni sequenziali per far sì che le revisioni avvengano in un ordine logico.

Vantaggi principali

• Ordine prevedibile delle revisioni: i revisori del team/tag approvano per primi, il team finanza rivede per ultimo
• Meno scambi continui: i problemi possono essere risolti prima nella catena
• Responsabilità più chiare: tutti sanno qual è il proprio ruolo nel processo

Come scegliere la configurazione giusta (configurazioni consigliate)

Configurazione A: veloce e scalabile (la più comune)

• Revisione del team per i rimborsi standard
• Opzionale: revisione aziendale solo per rimborsi di valore più elevato (basato su soglia)

Perché funziona: mantiene la vicinanza tra le approvazioni di routine e il team, mentre il reparto finanza si concentra sulle eccezioni.

Configurazione B: controllo del proprietario del budget

• Revisione di tag per rimborsi associati a progetti/clienti/centri di costo
• Opzionale: revisione aziendale per rimborsi di alto valore

Perché funziona: assicura che la persona responsabile del budget approvi, indipendentemente da chi ha inviato la richiesta.

Configurazione C: controllo elevato/conformità elevata

• Revisione del team o revisione di tag (o entrambi) + revisione aziendale
• Abilita le revisioni sequenziali

Perché funziona: una governance solida è la scelta migliore quando il rispetto delle politiche conta più della velocità.