Goedkeuringen instellen voor terugbetalingen

Leer welke goedkeuringsinstellingen voor terugbetalingen in Pleo worden aanbevolen om terugbetalingen snel, consistent en onder controle te houden.

Wat je kunt bereiken met goedkeuringen voor terugbetalingen

Goedkeuringen helpen je om een balans te krijgen tussen snelheid en controle wanneer je mensen terugbetaalt voor:

• Zelf voorgeschoten uitgaven
• Claims voor kilometervergoedingen
• Aanvragen voor dagvergoedingen

Met de juiste instellingen kun je:

• Het risico op onjuiste of niet-conforme terugbetalingen verkleinen
• Koppel het eigendom van uitgaven aan de juiste beoordelaar (manager, budgeteigenaar, finance)
• Versnel de afwikkeling van de maand door problemen eerder te signaleren
• Vergroot het vertrouwen van werknemers met een consistent en transparant proces

Beoordelingsopties (en wanneer welke het beste werkt)

Teambeoordeling (beoordeling van manager/teamleider)

Het meest geschikt voor

• Dagelijkse controle en inzicht voor productmanagers of teamleiders
• Stem terugbetalingen af op teambudgetten en verwachtingen

Belangrijkste voordelen

• Duidelijk eigenaarschap: de beoordelaar kent meestal de context (project-, reis- en teamnormen)
• Snellere beslissingen: managers kunnen veelvoorkomende gevallen snel goedkeuren
• Betere governance zonder knelpunten: de financiële afdeling hoeft niet elke terugbetalingen te beoordelen
• Schaalt mee met de groei van het bedrijf: teams beheren hun eigen goedkeuringen in plaats van alles te centraliseren

Wanneer te gebruiken: gebruik dit als je standaard beoordelingslaag voor de meeste declaraties, vooral in grotere organisaties.

Labelbeoordeling (budget-/project-/klantgerichte beoordeling)

Ideaal voor: goedkeuringen die afhankelijk zijn van waarvoor de declaratie is (bijv. klant, project, kostencentra, locatie, afdeling)

Belangrijkste voordelen

• Goedkeuringen volgen het budget, niet de persoon: de juiste budgeteigenaar beoordeelt declaraties die aan het label zijn gekoppeld
• Consistente governance voor gedeelde teams: handig wanneer meerdere teams uitgaven doen vanuit hetzelfde project- of klantbudget
• Nauwkeurigere toewijzing: stimuleert correcte labeling omdat goedkeuringen ervan afhankelijk zijn

Labelbeoordelingen gelden voor alle terugbetalingen met dat label (het is niet gebaseerd op drempels), dus de werkdruk voor beoordelaars kan toenemen als labels breed worden gebruikt.

Wanneer te gebruiken: gebruik labelbeoordelingen wanneer het budgeteigenaarschap complex is (matrixorganisaties, bureaus/consultancy's, projectmatig werk).

Bedrijfsbeoordeling (beoordeling op financieel niveau)

Het beste voor: een laatste controlelaag waarbij finance (of een centraal team) terugbetalingen voor het hele bedrijf autoriseert

Belangrijkste voordelen

• Sterke naleving en beleidscontrole: zorgt ervoor dat terugbetalingen voldoen aan de bedrijfsregels voordat er geld wordt uitgegeven
• Consistentie tussen teams: handig als beslissingen per team verschillen of als het beleid strikter moet worden gehandhaafd
• Klaar voor audits: voegt een extra controlepunt toe voor gevoelige categorieën of terugbetalingen met een hoger risico

Wanneer gebruik je dit

• Terugbetalingen met een hogere waarde (stel drempels in zodat Finance beoordeelt wat het belangrijkst is)
• Wanneer goedkeuring op meerdere niveaus vereist is volgens het bedrijfsbeleid

Stapsgewijze beoordelingen (aanbevolen wanneer je meerdere lagen hebt)

Als je bedrijfsbeoordelingen samen met team- en/of labelbeoordelingen gebruikt, schakel dan stapsgewijze beoordelingen in zodat de beoordelingen in een logische volgorde plaatsvinden.

Belangrijkste voordelen

• Voorspelbare volgorde van beoordelingen: Team-/labelbeoordelaars keuren eerst goed en de financiële afdeling beoordeelt als laatste
• Minder communicatie: problemen kunnen eerder in het proces worden opgelost
• Duidelijkere verantwoordelijkheid: iedereen weet precies wat hun rol is in het proces

Zo kies je de juiste set-up (aanbevolen set-ups)

Set-up A: Snel en schaalbaar (meest voorkomend)

• Teambeoordeling voor standaard terugbetalingen
• Optioneel: bedrijfsbeoordeling alleen terugbetalingen met een hogere waarde (op basis van drempel)

Waarom het werkt: houdt routinematige goedkeuringen dicht bij het team, terwijl de financiële afdeling zich richt op uitzonderingen.

Setup B: beheer door budgeteigenaar

• Labelbeoordeling voor terugbetalingen gekoppeld aan projecten/klanten/kostencentra
• Optioneel: bedrijfsbeoordeling voor terugbetalingen met een hoge waarde

Waarom het werkt: zorgt ervoor dat degene die verantwoordelijk is voor het budget goedkeuring geeft, ongeacht wie het budget heeft ingediend.

Configuratie C: Hoge controle / hoge naleving

• Teambeoordeling of labelbeoordeling (of beide) + bedrijfsbeoordeling
• Stapsgewijze beoordelingen inschakelen

Waarom het werkt: sterke governance is het beste wanneer de naleving van het beleid belangrijker is dan snelheid.