Ställ in godkännanden för utbetalningar

Lär dig mer om rekommenderade godkännandeflöden för utbetalningar i Pleo för att hålla utbetalningarna snabba, konsekventa och kontrollerade.

Det här kan du åstadkomma med utbetalningsgodkännanden

Godkännanden hjälper dig att balansera mellan snabbhet och kontroll när du betalar tillbaka personer för:

• Egna utlägg
• Milersättningsanspråk
• Traktamentesanspråk

Med rätt inställning kan du:

• Minska risken för felaktiga utbetalningar eller utbetalningar som inte följer reglerna
• Håll utgiftsägarskapet stäng till rätt attestansvarig (chef, budgetägare, ekonomi)
• Snabba upp månadsslutet genom att upptäcka problem tidigare
• Stärka medarbetarnas förtroende med en konsekvent och transparent process

Granska alternativ (och när varje fungerar bäst)

Teamattestering (attestering av chef/teamledare)

Bäst för

• Daglig kontroll och insyn för linjechefer eller teamledare
• Hålla utbetalningar i linje med teamets budget och förväntningar

Viktiga fördelar

• Tydligt ägarskap: Attestansvarig känner vanligtvis till sammanhanget (projekt, resa, teamnormer)
• Snabbare beslut: Chefer kan godkänna vanliga ärenden snabbt
• Bättre styrning utan flaskhalsar: Ekonomi behöver inte attestera varje utbetalning
• Skalas upp i takt med företagets tillväxt: Teamen äger sina egna godkännanden istället för att centralisera allt

När du ska använda det: Använd detta som din standardnivå för att attestera de flesta utbetalningar, särskilt i större organisationer.

Taggattestering (attestering av budget/projekt/kund)

Bäst för: Godkännanden som beror på vad utbetalningen gäller (t.ex. kund, projekt, kostnadsställen, plats, avdelning)

Viktiga fördelar

• Godkännanden följer kostnaden, inte personen: Rätt budgetägare attesterar utbetalningar som är kopplade till deras tagg
• Konsekvent styrning för delade team: Användbart när flera team spenderar mot samma projekt- eller kundbudget
• Starkare allokeringsnoggrannhet: Uppmuntrar korrekt taggning eftersom godkännanden är beroende av det

Taggattestering gäller för alla utbetalningar med den taggen (det är inte gränsbaserat), så arbetsbelastningen för attestansvarig kan öka om taggar används brett.

När ska det användas: Använd taggattestering när budgetägarskapet är komplext (matrisorganisationer, byråer/konsulter, projektbaserat arbete).

Företagsattestering (attestering på finansnivå)

Bäst för: Ett sista kontrollager där ekonomi (eller ett centralt team) godkänner utbetalningar över hela företaget

Viktiga fördelar

• Stark compliance och policykontroll: Säkerställer att utbetalningar uppfyller företagets regler innan pengar går ut
• Konsekvens mellan team: Användbart om beslut på teamnivå varierar eller om policyn behöver stramare efterlevnad
• Revisionberedskap: Lägg till en extra kontrollpunkt för känsliga kategorier eller utbetalningar med högre risk

När ska det användas?

• Utbetalningar med högre värde (sätt gränser så att ekonomi attesterar det som är viktigast)
• När godkännande i flera steg krävs enligt företagets policy

Attesteringar i flera steg (rekommenderas när du har flera lager)

Om du använder företagsattestering tillsammans med team- och/eller taggattestering, aktivera granskningar i flera steg så att attesteringarna sker i en logisk ordning.

Viktiga fördelar

• Förutsägbar ordning för attesteringar: Team-/taggattestansvariga attesterar först, ekonomi attesterar sist
• Mindre skickande fram och tillbaka: Problem kan lösas tidigare i kedjan
• Tydligare ansvarstagande: Alla vet var de befinner sig i processen

Så här väljer du rätt konfiguration (rekommenderade konfigurationer)

Konfiguration A: Snabb och skalbar (vanligast)

• Teamattestering för standardutbetalningar
• Valfritt: Företagsattestering endast för utbetalningar med högre värde (gränsbaserat)

Därför fungerar den: Håller rutinmässiga godkännanden nära teamet, medan ekonomi fokuserar på undantag.

Konfiguration B: Budgetägarens kontroll

• Taggattestering för utbetalningar kopplade till projekt/kunder/kostnadsställen
• Valfritt: Företagsattestering för högvärdesutbetalningar

Varför det fungerar: Säkerställer att den som är ansvarig för budgeten godkänner, oavsett vem som skickade in.

Konfiguration C: Hög kontroll/hög compliance

• Teamattestering eller taggatestering (eller båda) + företagsattestering
• Aktivera granskningar i flera steg

Därför fungerar det: Styrning är bäst när efterlevnad av policy är viktigare än snabbhet.