Erinnerungen an fehlende Belege

Dieser Artikel umfasst folgende Punkte: Was „Erinnerungen an fehlende Belege“ sind, welche Benachrichtigungen Pleo versendet und was Sie konfigurieren können (und was nicht) – damit Sie weniger Belege nachfordern müssen und Ihre Ausgaben jederzeit exportbereit sind.

Was sind „Erinnerungen an fehlende Belege“?

Erinnerungen an fehlende Belege sind Mitteilungen, die Pleo an zahlende Personen sendet, um sie beim Hinzufügen von Belegen und dem Abschließen von Ausgaben zu unterstützen – so bleiben Ausgaben jederzeit exportbereit und Sie sparen Zeit bei der Nachverfolgung fehlender Belege.

• Eine Ausgabe hat keinen Beleg, und
• Die zahlende Person muss die Ausgabe noch abschließen

Zwei verwandte Konzepte werden oft verwechselt:

• Beleg-Erinnerungen (Hinweise an die zahlende Person): Erinnerungen, die der zahlenden Person helfen, einen Beleg hochzuladen und die Ausgabe abzuschließen.
• Automatisches Karteneinfrieren (auch Kartenlimit bei fehlenden Belegen genannt): eine optionale Einstellung auf Unternehmensebene, die Karten einfrieren kann, wenn jemand zu viele fehlende Belege über einen zu langen Zeitraum hat (mit Erinnerungen vor dem Einfrieren).

Wer erhält welche Benachrichtigungen

Mitarbeitende (zahlende Personen) können mobile Push-Benachrichtigungen (der zuverlässigste Kanal) oder E-Mail-Benachrichtigungen erhalten. Admins und Buchhalter:innen können wöchentliche Zusammenfassungs-E-Mails erhalten, um fehlende Belege im gesamten Unternehmen leichter nachzuverfolgen.

Um die Benachrichtigungseinstellungen für Mitarbeitende zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie in der Pleo Web-App zu Konto
2. Klicken Sie auf Benachrichtigungen
3. Schalten Sie die entsprechenden Benachrichtigungstypen ein oder aus

So funktioniert das automatische Einfrieren der Karte (Belegkarten-Limits)

Wenn Ihr Unternehmen das automatische Karteneinfrieren aktiviert, überwacht Pleo fehlende Belege pro zahlender Person anhand von zwei Unternehmenseinstellungen:

• Beleg-Grenzwert (X): wie viele Ausgaben ohne Beleg zulässig sind.
• Schonfrist (Y Tage): wie lange jemand über dem Grenzwert bleiben kann, bevor ein Einfrieren erfolgt.

So funktioniert's:

• Wenn eine zahlende Person den Grenzwert erreicht, beginnt die Kulanzfrist.
• Pleo sendet Erinnerungsbenachrichtigungen, bevor eine Karte eingefroren wird (der Zeitpunkt hängt von der Einrichtung Ihres Unternehmens ab).
• Wenn die zahlende Person am Ende der Kulanzfrist noch über dem Grenzwert liegt, werden die Karten automatisch eingefroren.
• Wenn Sie Belege hochladen, um unter den Grenzwert zu kommen, wird die Einfrierung der Karten automatisch wieder aufgehoben.

Admins können dies in der Web-App unter Einstellungen → Ausgaben → Automatisches Karteneinfrieren/Belegkarten-Limit konfigurieren.

Fehlerbehebung: Erinnerungen werden nicht empfangen

Wenn Erinnerungen nicht zugestellt werden, prüfen Sie die häufigsten Ursachen:

• Push-Benachrichtigungen: Stellen Sie sicher, dass Benachrichtigungen sowohl in der Pleo App als auch in den Einstellungen des Betriebssystems Ihres Telefons aktiviert sind.
• E-Mail: Prüfen Sie die Spam- und Quarantäneordner und stellen Sie sicher, dass die E-Mail des Nutzers oder der Nutzerin in Pleo verifiziert ist.