Rappels de reçu manquant

Cet article présente ce que sont les « rappels de reçus manquants », les notifications envoyées par Pleo et ce que vous pouvez (ou non) configurer ; vous pourrez ainsi limiter la recherche de reçus et faire en sorte que vos dépenses soient prêtes à être exportées.

Que sont les « rappels de reçu manquant » ?

Les notifications de reçus manquants sont des notifications que Pleo envoie pour aider les émetteurs de dépenses à ajouter des reçus et à finaliser leurs dépenses ; de cette façon, ces dernières sont toujours prêtes à être exportées et vous passez moins de temps à faire la chasse aux reçus.

• Une dépense n’a pas de reçu, et
• L’émetteur de dépenses doit encore la finaliser

Deux concepts associés sont souvent confondus :

• Rappels de reçu (relances à l’émetteur de dépenses) : rappels qui aident l’émetteur de dépenses à télécharger un reçu et à finaliser la dépense.
• Gel automatique de carte (également appelé limites de carte liées aux reçus) : un paramètre facultatif au niveau de l’entreprise qui peut geler les cartes si une personne a trop de reçus manquants pendant trop longtemps (avec des rappels avant le gel).

Qui reçoit quelles notifications ?

Les employés (émetteurs de dépenses) peuvent recevoir des notifications push mobiles (le canal le plus fiable) ou des notifications par e-mail. Les administrateurs et comptables peuvent recevoir des e-mails récapitulatifs hebdomadaires pour les aider à suivre les reçus manquants dans l’ensemble de l’entreprise.

Pour configurer les préférences de notification des employés, suivez les étapes ci-dessous :

1. Dans l’application Web Pleo, accédez à Compte
2. Cliquez sur Notifications
3. Activez ou désactivez les types de notification concernés

Fonctionnement du gel automatique de la carte (limites de carte liées aux reçus)

Si votre entreprise active le gel automatique de la carte, Pleo surveille les reçus manquants selon l’émetteur de dépenses en utilisant deux paramètres d’entreprise :

• Seuil de reçu (X) : nombre de dépenses sans reçu autorisées.
• Délai de grâce (Y jours) : durée pendant laquelle il est possible de dépasser le seuil avant le gel.

Comment ça fonctionne ?

• Lorsqu’un émetteur de dépenses atteint le seuil, le délai de grâce commence.
• Pleo envoie des notifications de rappel avant qu’une carte ne soit gelée (le délai dépend de la configuration de votre entreprise).
• Si l’émetteur de dépenses dépasse toujours le seuil à la fin du délai de grâce, les cartes sont gelées automatiquement.
• Le fait de télécharger des reçus et de passer ainsi sous le seuil dégèlera automatiquement les cartes.

Les administrateurs peuvent configurer cela dans l’application Web sous Paramètres → Dépenses → Gel automatique de la carte / Limites de carte liées aux reçus.

Résolution des problèmes : non-réception des rappels

Si vous ne recevez pas les rappels, vérifiez d’abord les causes les plus fréquentes :

• Notifications Push : vérifiez que les notifications sont activées à la fois dans l’application Pleo et dans les paramètres du système d’exploitation de votre téléphone.
• E-mail : vérifiez les dossiers de spam/quarantaine et confirmez que l’adresse e-mail de l’utilisateur dans Pleo a bien été vérifiée.