Promemoria per le ricevute mancanti

In questo articolo viene spiegato cosa sono i promemoria per le ricevute mancanti, quali notifiche invia Pleo e cosa puoi (e non puoi) configurare, così puoi ridurre il tracciamento delle ricevute e mantenere le spese pronte per l’esportazione.

Cosa sono i promemoria per le ricevute mancanti

I promemoria per le ricevute mancanti sono notifiche che Pleo invia per aiutare le persone con spese ad aggiungere ricevute e completare le spese, così queste restano pronte per l’esportazione e tu passi meno tempo a tracciare le ricevute.

• Una spesa è senza ricevuta, e
• La persona con spese deve ancora completare la spesa

Due concetti correlati vengono spesso confusi:

• Promemoria per le ricevute (solleciti alla persona con spese): aiutano la persona con spese a caricare una ricevuta e completare la spesa.
• Congelamento automatico della carta (chiamato anche limiti della carta per ricevute): un'impostazione opzionale a livello di azienda che può bloccare le carte se ci sono troppe ricevute mancanti per troppo tempo (con promemoria prima del congelamento).

Chi riceve quale notifica

I dipendenti (persone con spese) possono ricevere notifiche push su dispositivo mobile (il canale più affidabile) oppure notifiche via email. Amministratori e contabili possono ricevere email riepilogative settimanali per aiutare a monitorare le ricevute mancanti in tutta l’azienda.

Per configurare le preferenze di notifica dei dipendenti, segui questi passaggi:

1. Nell'app Web di Pleo, vai su Account
2. Fai clic su Notifiche
3. Attiva o disattiva i tipi di notifica pertinenti

Come funziona il congelamento automatico della carta (limiti della carta per ricevute)

Se la tua azienda attiva il congelamento automatico della carta, Pleo monitora le ricevute mancanti per ogni persona con spese usando due impostazioni dell’azienda:

• Soglia ricevute (X): quante spese senza ricevuta sono consentite.
• Periodo di tolleranza (Y giorni): per quanto tempo si può restare sopra la soglia prima che si verifichi il congelamento.

Come funziona:

• Quando una persona con spese raggiunge la soglia, inizia il periodo di tolleranza.
• Pleo invia notifiche di promemoria prima che una carta venga bloccata (la tempistica dipende dalla configurazione dell’azienda).
• Se la persona con spese è ancora sopra la soglia quando il periodo di tolleranza termina, le carte vengono bloccate automaticamente.
• Caricare le ricevute per scendere sotto la soglia sbloccherà automaticamente le carte.

Gli amministratori possono configurare questa opzione nell'app Web in Impostazioni → Spese → Congelamento automatico della carta/Limiti della carta per ricevute.

Risoluzione dei problemi: i promemoria non vengono ricevuti

Se i promemoria non arrivano, controlla le cause più comuni:

• Notifiche push: verifica che le notifiche siano attivate sia nell'app di Pleo che nelle impostazioni del sistema operativo del telefono.
• Email: controlla le cartelle spam/quarantena e assicurati che l’email dell’utente in Pleo sia verificata.