Tieni traccia dei budget in Pleo con budget e conti secondari

Monitora e controlla le spese in Pleo utilizzando budget e conti secondari per ottenere visibilità in tempo reale ed evitare spese eccessive.

Scegli tra budget e conti secondari

Rivedi le differenze riportate di seguito per determinare quale strumento si adatta meglio alle tue esigenze di monitoraggio o controllo delle spese.

• I budget (budget flessibili) tracciano le spese a fronte di un importo target utilizzando i tag. I budget offrono una maggiore visibilità e migliori report, ma non bloccano le spese quando raggiungi il 100%
• I conti secondari (budget rigidi) proteggono il denaro trasferendo i fondi in un saldo separato e assegnando carte/persone che possono spendere da lì. Se un conto secondario rimane senza fondi, le carte collegate verranno rifiutate, anche se c’è ancora denaro nel conto principale

Confronta le funzionalità

Usa questa panoramica per vedere a colpo d’occhio disponibilità per piano, ruoli e limiti funzionali.

Budget

• Disponibile con i piani Advanced e Beyond
• Solo amministratori e commercialisti con accesso esteso possono creare e aggiornare i budget
• Puoi aggiungere qualunque dipendente come revisore del budget (indipendentemente dal suo ruolo in Pleo)
• Da usare se vuoi:
  • Tenere traccia delle spese per progetti, reparti o eventi utilizzando i tag
  • Visualizzare spese vs importo rimanente in tempo reale (incluse spese in attesa + spese liquidate)
  • Mantenere flessibilità: i budget sono un livello di tracciamento e non influiscono sulla possibilità di spendere

Conti secondari

• Disponibile con i piani Essential, Advanced e Beyond (i limiti variano in base al piano)
• Solo amministratori e contabili possono creare conti secondari
• Da usare se vuoi:
  • Assegnare denaro a “fondi” con un nome (ad esempio, “Marketing”, “Progetto A”, “Fornitori”) e limitare quali carte possono spendere da ciascun fondo
  • Interrompere le spese quando un determinato fondo si esaurisce (perché i rifiuti avvengono in base al saldo dell’conto assegnato)

Gestisci budget (budget flessibili)

I budget si basano sui tag. Le spese con carta e le spese di tasca propria con i tag del budget, all’interno del periodo del budget, vengono conteggiate nel budget. Anche le fatture pagate tramite Pleo possono contribuire a un budget. Le fatture solo contrassegnate come pagate (pagate al di fuori di Pleo) non sono incluse.

Leggi la guida completa per creare e gestire i budget

Limitazioni del budget (importante)

• Puoi creare budget solo in base ai tag (non ai team o alle categorie)
• Se usi entità multiple, non puoi consolidare la spesa tra le entità in un unico budget. Ti servirà un budget separato per ogni entità
• I budget non sono soldi riservati: il budget non “blocca” fondi. È una rappresentazione visiva delle spese con tag
• I budget non sono assegnati a dipendenti specifici: chiunque può allocare spese al budget applicando il tag
• I budget e i limiti di spesa dei dipendenti sono separati:
  • I budget ti aiutano a monitorare le spese rispetto ai tag
  • Limiti e/o conti secondari determinano se qualcuno può spendere

Gestisci conti secondari (budget rigidi)

I conti secondari ti permettono di riservare porzioni del tuo saldo in sezioni separate e denominate. Il tuo denaro rimane comunque in un solo account Pleo, ma puoi suddividerlo tra un conto principale e zero o più conti secondari.

In qualità di amministratore, puoi:

• Spostare denaro tra il conto principale e i conti secondari
• Assegnare carte a un conto (principale o a uno specifico conto secondario)

Leggi la guida completa per configurare e gestire i conti secondari

Limitazioni delle carte e dei conti secondari (importante)

• Ogni carta può essere assegnata a un solo conto alla volta (principale o un conto secondario)
• Quando riassegni una carta, le spese vengono immediatamente addebitate al nuovo conto assegnato
• Tutte le carte di un singolo utente (fisica + virtuale) possono essere assegnate solo a un unico conto secondario
• Oggi le carte temporanee non possono essere aggiunte ai conti secondari

Funzionalità correlate che funzionano bene con budget e conti secondari

• Tag: una selezione coerente dei tag rende affidabile il monitoraggio del budget
• Suddivisione delle spese: suddividi una spesa in più tag, così verrà conteggiata su più budget
• Flussi di lavoro di revisione: lo stato della revisione/in attesa di revisione influisce su ciò che appare nei budget, quindi routine di revisione chiare aiutano a mantenere un monitoraggio accurato
• Gestione dei contanti: qui puoi creare conti secondari, assegnare carte, spostare denaro e impostare regole di trasferimento
• Carte fornitori: utili per isolare le spese di un fornitore in un conto secondario dedicato.