Rechnungsstellung und Verträge

Dieser Artikel umfasst folgende Punkte:

Eingangsrechnungspositionen (Bedeutung der einzelnen Abbuchungen)
Cashback (wie die Berechnung und Auszahlung erfolgt)
Tatsächliche Nutzer:innen vs. zugesagte Nutzer:innen
Zahlungsbedingungen (wie die Abrechnung erfolgt und was passiert, wenn Zahlungen überfällig sind)
Steuer/MwSt (welche Faktoren sie beeinflussen und was zu tun ist, wenn sie falsch aussieht)
Erneuerungen und Vertragsänderungen (was während der Laufzeit vs. bei Erneuerung möglich ist)

Erläuterungen zu Pleo-Eingangsrechnungen (Bedeutung der einzelnen Positionen)

Was ist eine Pleo-Eingangsrechnung:

Eine Pleo-Eingangsrechnung ist das Dokument, das zeigt, welche Beträge Ihrem Unternehmen für einen bestimmten Rechnungszeitraum (monatlich oder jährlich) berechnet werden. In der Regel enthält sie:

Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum
„Rechnungsempfänger“ (Rechnungsinformationen Ihres Unternehmens) und juristische Entität bei Pleo + USt.-ID
Eine Liste von Positionen (jede Zeile ist ein Produkt, Add-on oder eine Nutzungsgebühr)
Zwischensumme, Steuer (falls zutreffend) und fälliger Gesamtbetrag

Häufige Positionen, die Ihnen möglicherweise angezeigt werden

- Abonnement-/Plangebühr

Wird häufig als Ihr Planname für einen festgelegten Leistungszeitraum angezeigt (z. B. „Essential“, „Advanced“, „Beyond“, „Business …“).

Bedeutung: Das Basisabonnement für die Nutzung von Pleo in diesem Zeitraum.
So erfolgt die Abrechnung: monatlich oder jährlich, abhängig von Ihrem Kauf.

- „Zusätzliche Nutzer:innen“/Nutzergebühren

Wird häufig als „Zusätzliche Nutzer:innen“ angezeigt und manchmal in Stufen oder Bereiche unterteilt.

Bedeutung: Nutzer:innen (in der Regel Kartennutzer:innen), die über die in Ihrem Plan enthaltene Anzahl oder Ihre zugesagten Nutzer:innen hinausgehen.
Warum es als mehrere Unterzeilen angezeigt werden kann: Eingangsrechnungen können in Abhängigkeit von Ihrem Vertrag gestaffelte Preise anzeigen (z. B. „Erste 10“, „Nächste 11 bis 30“ usw.).
Anteil kann angewendet werden: wenn Nutzer:innen im laufenden Abrechnungszeitraum hinzugefügt werden, können die Gebühren nur die noch verbleibenden Tage im Zeitraum widerspiegeln (und manchmal eine ausgleichende Gutschrift für frühere Berechnungen enthalten).

- „Cashback-berechtigt“

Wird manchmal als Zeile mit dem Wert Null angezeigt.

Bedeutung: Ihre Plangebühr umfasst für den angegebenen Zeitraum die Cashback-Berechtigung.
Warum der Betrag 0 sein kann: Cashback wird in der Regel separat an Ihr Pleo Wallet ausgezahlt und reduziert den Gesamtbetrag der Eingangsrechnung möglicherweise nicht zeilenweise.

- Nutzungsbasierte Dienstgebühren (Beispiele)

Abhängig von Ihrem Plan und davon, wie Sie das Produkt nutzen, können Nutzungsgebühren wie folgt anfallen:

Rückerstattungen (Bearbeitungsgebühr, wenn Rückerstattungen über Pleo ausgezahlt werden)
Bezahlung von Rechnungen (eine Gebühr pro Zahlung einer Eingangsrechnung, sofern in Ihrem Plan/Vertrag vorgesehen)
Andere Add-ons oder Dienstleistungen, die Sie gekauft haben (z. B. Implementierungs-/Onboarding-Services)

Wenn Ihre Eingangsrechnung sowohl Gebühren als auch Gutschriften/Rückerstattungen enthält, bedeutet dies in der Regel, dass das System die Rechnung nach einer Änderung (z. B. Änderung der Anzahl der Nutzer:innen im Abrechnungszeitraum) neu berechnet und eine anteilige Berechnung vorgenommen hat.

Warum Sie möglicherweise Gutschriften, Rückerstattungen oder mehrere Eingangsrechnungen gleichzeitig sehen

Einige häufige Gründe:

Anteiligkeit nach Änderungen: Wenn Nutzer:innen im laufenden Abrechnungszeitraum hinzugefügt werden, kann eine anteilige Gebühr entstehen. Wird das Konto später konsolidiert, kann eine Gutschrift für ungenutzte Zeit sowie eine neue Gebühr für den aktualisierten verbleibenden Zeitraum angezeigt werden.
Korrektur per Gutschrift: Wenn etwas auf einer bereits ausgestellten Eingangsrechnung geändert werden muss, wird dies durch das Ausstellen einer Gutschrift (die die ursprüngliche Eingangsrechnung ausgleicht) und anschließend durch das Ausstellen der korrigierten Eingangsrechnung behoben.

Checkliste zur Fehlerbehebung (was für den Support zusammengestellt werden sollte)

Wenn Sie den Support wegen einer Eingangsrechnung kontaktieren, fügen Sie Folgendes bei:

Rechnungsnummer(n) und zugehörige Gutschriftsnummer(n)
Der in der/den Rechnungszeile(n) angegebene Zeitraum
Aktuelle Anzahl der Nutzer:innen und die Änderungen (hinzugefügte/entfernte Nutzer:innen, Planänderung, Erneuerung)

Cashback: So wird es berechnet

Was ist Cashback?

Cashback ist ein Vorteil, bei dem berechtigte Kundinnen und Kunden einen Prozentsatz ihrer berechtigten Pleo-Kartenausgaben zurückerhalten.

Berechnungsgrundlagen

Cashback wird wie folgt berechnet:

Berechtigte ausgeglichene Kartenausgaben × Cashback-Pauschale

Typische Beispiele:

0,5 % in einigen Plänen (z. B. Essential)
1,0 % in einigen Plänen (z. B. Advanced)

Welche Ausgaben zählen (und welche nicht)

Cashback wird auf Pleo-Karten-Transaktionen berechnet.

Eingeschlossen: berechtigte Kartenausgaben, die ausgeglichen wurden
Ausgeschlossen: Ausgaben für Eingangsrechnungen, Rückerstattungen und ähnliche Nicht-Karten-Produkte

Zeitpunkt: ausgeglichene Transaktionen und Auszahlung

Cashback wird basierend auf Transaktionen berechnet, die im relevanten Zeitraum ausgeglichen wurden.
Offene Transaktionen, die später ausgeglichen werden, werden im nächsten Zeitraum berücksichtigt.
Cashback für den Monat N wird in der Regel in Monat N+1 ausgezahlt (eingezahlt in das Pleo Wallet / Guthaben).

Obergrenze: Cashback ist auf Ihre Plangebühr begrenzt (bei begrenztem Cashback)

Bei begrenztem Cashback ist der Cashback-Betrag auf Ihre Pleo-Abonnement-(SaaS)-Gebühr für den jeweiligen Zeitraum begrenzt. Das bedeutet:

Liegt Ihr berechneter Cashback unter der Obergrenze → erhalten Sie den berechneten Cashback.
Liegt Ihr berechneter Cashback über der Obergrenze → erhalten Sie Cashback bis zur Obergrenze.

Für einige Kunden können Bedingungen mit „unbegrenztem Cashback“ gelten (in der Regel mit Verpflichtung zu Mindestausgaben). In diesem Fall richten sich Berechnung und Auszahlungszeitpunkt nach dem Wortlaut im Vertrag/Auftragsformular.

Tatsächliche Nutzer:innen vs. Nutzer:innenlizenzen

Begriffsbestimmungen

Tatsächliche Nutzer:innen: die Anzahl der Nutzer:innen, die derzeit in Ihrem Pleo-Konto aktiv sind (z. B. Nutzer:innen, die je nach Setup eine Karte verwenden können).
Nutzer:innenlizenzen (zugesagte Lizenzen): die Anzahl der Nutzer:innen, die Sie in Ihrer Plangebühr gekauft/zu denen Sie sich verpflichtet haben.

Warum sie sich unterscheiden können

Bei lizenzbasierter Rechnungsstellung kann die abgerechnete Menge Ihre Verpflichtung widerspiegeln (oder die höchste Anzahl abrechenbarer Nutzer:innen, die in einer Laufzeit erreicht wurde), selbst wenn Sie später Nutzer:innen entfernen.

Wenn Sie Nutzer:innen über Ihre Verpflichtung hinaus hinzufügen, können Ihnen die zusätzlichen Nutzer:innen in Rechnung gestellt werden (oft anteilig für die verbleibende Laufzeit). Dies kann dann zu Ihrer neuen Verpflichtung für die restliche Laufzeit werden.
Wenn Sie später Nutzer:innen löschen, sinkt die Anzahl Ihrer „tatsächlichen Nutzer:innen“, aber die in Rechnung gestellten Lizenzen können – je nach Vertragsbedingungen – bis zur Erneuerung unverändert bleiben.

Praxisbeispiele

Wenn Sie eine Verpflichtung von 20 Lizenzen haben und bis zu 20 Nutzer:innen hinzufügen → entstehen keine zusätzlichen Lizenzgebühren (Sie liegen innerhalb Ihrer Verpflichtung).
Wenn Sie Nutzer:in Nr. 21 hinzufügen → kann Ihnen diese zusätzliche Lizenz in Rechnung gestellt werden (und diese kann für die verbleibende Laufzeit Bestandteil Ihrer verpflichtenden Lizenzen werden).
Wenn Sie später wieder zu 18 tatsächlichen Nutzer:innen zurückkehren → können Ihnen dennoch bis zur Erneuerung die verpflichtenden Lizenzen in Rechnung gestellt werden.

Zahlungsbedingungen und wie die Zahlung generiert wird

Woher die Zahlungsbedingungen stammen

Zahlungsbedingungen (z. B. „fällig bei Erhalt“, „netto 14“, „netto 30“) werden bestimmt durch:

Ihr Auftragsformular / Ihren Vertrag und/oder
Die Eingangsrechnung selbst (auf der das Fälligkeitsdatum angegeben ist)

Wie Eingangsrechnungen erstellt werden

Eingangsrechnungen werden in der Regel automatisch anhand der folgenden Kriterien erstellt:

Dem Startdatum Ihres Plans / dem Verlängerungsdatum
Der Rechnungshäufigkeit (monatlich vs. jährlich)
Änderungen während der Laufzeit, die sich auf die Gebühren auswirken (z. B. hinzugefügte Nutzer:innen, aktivierte kostenpflichtige Add-ons)

Was passiert, wenn die Zahlung fehlschlägt oder überfällig ist

Wenn eine Eingangsrechnung nach ihrem Fälligkeitsdatum unbezahlt bleibt, können gemäß Vereinbarung und geltender Richtlinie Mahn- und Inkassoschritte folgen. Wenn Sie glauben, dass eine Zahlung aufgrund von Problemen mit den Details zur Abrechnung oder der Zahlungsmethode versäumt wurde, kontaktieren Sie den Support unter Angabe der Rechnungsnummer.

Steuerstatus und erforderliche Dokumentation

Wodurch bestimmt wird, ob Steuer berechnet wird

Ob Steuer (z. B. MwSt) auf Ihrer Eingangsrechnung berechnet wird, hängt von folgenden Punkten ab:

Land Ihres Unternehmens
Ob Sie über eine gültige USt.-ID verfügen (sofern zutreffend)
Die Steuerregeln für die Pleo-Entität, die die Eingangsrechnung ausstellt, und die erbrachte Leistung

Gängige Unterlagen, die bei Kunden angefordert werden können

Je nach Ihrer Situation können Sie aufgefordert werden, Folgendes bereitzustellen:

USt.-ID (und in einigen Rechtsordnungen die Bestätigung, dass die USt.-ID für internationale Transaktionen gültig ist)
Unternehmensregistrierungsdokumente (zur Validierung der Angaben zur juristischen Entität)
In einigen Fällen eine Bescheinigung über den steuerlichen Wohnsitz (z. B. zur Unterstützung von Verfahren nach Doppelbesteuerungsabkommen)

Wenn Ihre MwSt-Behandlung fehlerhaft erscheint

Wenn Sie der Meinung sind, dass die MwSt im Reverse-Charge-Verfahren abgerechnet oder nicht angewendet werden sollte:

Überprüfen Sie, ob Ihre Details zur Abrechnung und Ihre USt.-ID korrekt eingetragen sind.
Stellen Sie sicher, dass die USt.-ID für den jeweiligen Mechanismus gültig ist (z. B. im dafür vorgesehenen Validierungssystem, sofern erforderlich).
Kontaktieren Sie den Support unter Angabe der Rechnungsnummer und Ihrer MwSt-Details zur Überprüfung.

Vertragsverlängerung und -änderung: Was ist möglich und wann?

Grundlagen der Erneuerung

Die meisten Plangebühren haben eine Anfangslaufzeit (oft 12 Monate) und können gemäß Vertrag/Auftragsformular automatisch verlängert werden, sofern sie nicht im Voraus gekündigt werden.

Was in der Regel während der Laufzeit und was bei Erneuerung geändert werden kann

In vielen Fällen:

Während der Laufzeit (innerhalb einer aktiven Laufzeit):
- Das Hinzufügen von Nutzerinnen und Nutzern/Lizenzen ist in der Regel möglich (und kann abgerechnet bzw. anteilig berechnet werden).
- Einige Änderungen (z. B. Downgrades oder eine Verringerung der Verpflichtung) können bis zur Erneuerung eingeschränkt sein.
Bei der Erneuerung:
- Planänderungen, Preisänderungen und Änderungen der Vertragslaufzeit werden in der Regel bei der Erneuerung vorgenommen.

Vertragsbedingungen ändern

Vertragsänderungen (z. B. besondere Zahlungsbedingungen, Änderungen kommerzieller Add-ons, Ausnahmen von der automatischen Erneuerung) erfordern in der Regel eine schriftliche Ergänzungsvereinbarung bzw. ein aktualisiertes Auftragsformular.

Wann Sie Pleo kontaktieren sollten

Kontaktieren Sie den Support/Ihre(n) Pleo-Ansprechpartner:in, wenn Sie Folgendes möchten:

Erneuerung stornieren (prüfen Sie Ihre Kündigungsfrist)
Rechnungshäufigkeit (monatlich vs. jährlich) bei der Erneuerung ändern
Eine Vertragsänderung anfordern (Zahlungsbedingungen, Add-on-Änderungen, Sonderkonditionen)

Für kundenspezifische Fragen sind die verlässlichsten Referenzen: (1) das Auftragsformular der Kundin oder des Kunden und (2) die betreffende(n) Eingangsrechnung(en) und Gutschrift(en).