Fatturazione e contratti

In questo articolo viene spiegato:

Voci di dettaglio della fattura (significato di ogni addebito)
Cashback (come viene calcolato e pagato)
Utenti effettivi vs posizioni impegnate
Termini di pagamento (come viene generata la fatturazione e cosa succede in caso di scadenza non rispettata)
Imposta/IVA (cosa influisce e cosa fare se sembra errata)
Rinnovi e modifiche contrattuali (cosa è possibile durante il periodo contrattuale vs al rinnovo)

Spiegazione delle fatture Pleo (significato di ogni riga)

Che cos'è una fattura Pleo:

Una fattura Pleo è il documento che mostra cosa viene addebitato alla tua azienda per un determinato periodo di fatturazione (mensile o annuale). In genere include:

Numero della fattura, data di emissione, data di scadenza
“Fatturare a” (i dettagli di fatturazione della tua azienda) ed entità legale Pleo + Partita IVA
Un elenco di voci di dettaglio (ogni riga è un prodotto, add-on o costo di utilizzo)
Subtotale, imposta (se applicabile) e totale dovuto

Voci di dettaglio comuni che potresti vedere

- Costo di abbonamento/piano

Spesso indicato come nome del piano (ad es. “Essential”, “Advanced”, “Beyond”, “Business …”) per un determinato periodo di servizio.

Cosa significa: l'abbonamento di base per usare Pleo durante quel periodo.
Come viene fatturato: mensilmente o annualmente, a seconda di cosa hai acquistato.

- "Utenti aggiuntivi"/addebiti per utente

Spesso indicato come “Utenti aggiuntivi” e talvolta suddiviso in livelli o fasce.

Cosa significa: utenti (in genere utenti della carta) oltre quelli inclusi nel tuo piano o oltre le posizioni impegnate.
Perché può comparire come più sottorighe: le fatture possono mostrare prezzi a scaglioni (ad es. “Primi 10”, “Successivi da 11 a 30”, ecc.) a seconda del contratto.
Può essere applicata una ripartizione proporzionale: se gli utenti vengono aggiunti a metà del ciclo, gli addebiti possono riflettere solo i giorni rimanenti nel periodo (e talvolta includere un credito di compensazione per calcoli precedenti).

- “Idoneità al cashback”

A volte appare come una riga a valore zero.

Cosa significa: il tuo abbonamento include l’idoneità al cashback per il periodo indicato.
Perché l'importo può essere 0: il cashback viene di solito pagato separatamente sul Pleo Wallet e potrebbe non ridurre il totale della fattura riga per riga.

- Costi di servizio basati sull'utilizzo (esempi)

A seconda del piano e di come usi il prodotto, potresti vedere costi di utilizzo come:

Rimborsi (costo di elaborazione quando i rimborsi vengono pagati tramite Pleo)
Pagamento di fatture (un costo per ogni pagamento di fattura, se applicabile al piano/contratto)
Altri add-on o servizi che hai acquistato (ad es. servizi di implementazione/onboarding)

Se la fattura contiene sia addebiti sia crediti/rimborsi, di solito significa che il sistema ha ricalcolato la fattura dopo una modifica (ad es. variazione del numero di utenti a metà ciclo) e ha applicato una ripartizione proporzionale.

Perché potresti vedere crediti, rimborsi o più fatture nello stesso periodo

Alcuni motivi comuni:

Ripartizione proporzionale dopo modifiche: l'aggiunta di utenti a metà ciclo può generare un addebito riproporzionato. Se l'account viene successivamente consolidato, puoi vedere un credito per il tempo non utilizzato più un nuovo addebito per il periodo rimanente aggiornato.
Correzione tramite nota di credito: se qualcosa in una fattura già emessa deve essere modificato, la correzione viene effettuata emettendo una nota di credito (che compensa la fattura originale) e poi emettendo la fattura corretta.

Lista di controllo per la risoluzione dei problemi (cosa raccogliere per il supporto)

Se contatti il supporto riguardo a una fattura, includi:

Numero/i della fattura ed eventuali numeri di note di credito correlati
Il periodo indicato sulle righe di fattura
Numero attuale di utenti e cosa è cambiato (utenti aggiunti/rimossi, cambio piano, rinnovo)

Cashback: come viene calcolato

Che cos'è il cashback?

Il cashback è un beneficio grazie al quale ai clienti idonei viene restituita una percentuale sulla spesa idonea effettuata con carta Pleo.

Il calcolo di base

Il cashback viene calcolato come segue:

Spesa idonea con carta liquidata × Tariffa di cashback

Esempi tipici:

0,5% su alcuni piani (ad es. Essential)
1,0% su alcuni piani (ad es. Advanced)

Quali spese contano (e quali no)

Il cashback viene calcolato sulle operazioni effettuate con carta Pleo.

Incluse: spesa con carta idonea che è stata liquidata
Escluse: spese per fatture, rimborsi e prodotti simili non effettuati con carta

Tempistiche: operazioni liquidate e pagamento

Il cashback viene calcolato in base alle operazioni che sono state liquidate nel periodo di riferimento.
Le operazioni in sospeso che vengono liquidate in un secondo momento sono conteggiate nel periodo successivo.
Il cashback per il mese N viene di norma pagato nel mese N+1 (accreditato sul Pleo Wallet/saldo).

Limite: il cashback è limitato al canone di abbonamento (per il cashback con limite)

Per il cashback con limite, l'importo del cashback è limitato al canone di abbonamento Pleo (SaaS) per il periodo di riferimento. Ecco cosa significa:

Se il tuo cashback calcolato è inferiore al limite → ricevi il cashback calcolato.
Se il tuo cashback calcolato è superiore al limite → ricevi il cashback fino al limite.

Alcuni clienti possono avere termini di "cashback senza limite" (solitamente con impegni di spesa minima). In tal caso, il testo del contratto/modulo d'ordine disciplina il calcolo e le tempistiche di erogazione.

Utenti effettivi vs posizioni utente

Definizioni

Utenti effettivi: il numero di utenti attualmente attivi nel tuo account Pleo (ad es. utenti che possono usare una carta, a seconda della configurazione).
Posizioni utente (posizioni impegnate): il numero di utenti che hai acquistato/impegnato nel tuo abbonamento.

Perché possono essere diversi

Con la fatturazione basata sulle posizioni, la quantità fatturata può riflettere il tuo impegno (o il numero più alto di utenti fatturabili raggiunto in un periodo), anche se in seguito rimuovi degli utenti.

Se aggiungi utenti oltre il tuo impegno, potresti ricevere un addebito per tale aumento (spesso in quota proporzionale per il periodo rimanente) che potrà diventare il tuo nuovo impegno minimo per il resto della durata del contratto.
Se in seguito elimini utenti, i tuoi "utenti effettivi" diminuiscono, ma le posizioni fatturate possono rimanere invariate fino al rinnovo, a seconda dei termini contrattuali.

Esempi pratici

Se hai un impegno di 20 posizioni e aggiungi utenti fino a 20 → nessun costo aggiuntivo per posizioni (sei all’interno dell’impegno).
Se aggiungi un 21º utente → potremmo fatturarti quella posizione extra (e potrebbe diventare parte delle tue posizioni impegnate per il resto del periodo).
Se in seguito torni a 18 utenti effettivi → potremmo comunque fatturarti in base al numero di posizioni impegnate fino al rinnovo.

Termini e modalità di pagamento

Da dove derivano i termini di pagamento

I termini di pagamento (ad es. “pagamento alla ricezione”, “14 giorni data fattura”, “30 giorni data fattura”) sono determinati da:

Il tuo modulo d'ordine/contratto e/o
La fattura stessa (che mostra la data di scadenza)

Come vengono generate le fatture

Le fatture vengono generate automaticamente in base a:

Data di inizio/data di rinnovo dell’abbonamento
La frequenza di fatturazione (mensile vs annuale)
Modifiche durante il periodo che influiscono sugli addebiti (ad es. utenti aggiunti, add-on a pagamento attivati)

Cosa succede se il pagamento non riesce o è in ritardo

Se una fattura rimane non pagata oltre la sua data di scadenza, possono essere applicate procedure di sollecito e recupero crediti secondo l’accordo e la politica applicabile. Se ritieni che un pagamento sia mancato a causa di problemi con i dettagli di fatturazione o con il metodo di pagamento, contatta il supporto indicando il numero della fattura.

Stato fiscale e documentazione richiesta

Cosa determina se l’imposta viene addebitata

Se sulla fattura viene addebitata l’imposta (ad es. IVA) dipende da quanto segue:

Il Paese della tua azienda
Se disponi di una Partita IVA valida (se applicabile)
Le norme fiscali per l’entità Pleo che emette la fattura e per il servizio fornito

Documentazione comune che potrebbe essere richiesta ai clienti

A seconda della situazione, potrebbe esserti richiesto di fornire:

Partita IVA (e, per alcune giurisdizioni, conferma che la Partita IVA sia valida per le operazioni transfrontaliere)
Documentazione di registrazione dell’azienda (per convalidare i dettagli dell’entità legale)
In alcuni casi, un certificato di residenza fiscale (ad es. per supportare i processi relativi alle convenzioni contro la doppia imposizione)

Se il tuo trattamento IVA sembra errato

Se ritieni che l’IVA debba essere applicata con inversione contabile o non debba essere applicata:

Verifica che i tuoi dettagli di fatturazione e la Partita IVA siano inseriti correttamente.
Assicurati che la Partita IVA sia valida per il meccanismo pertinente (ad es. valida nel sistema di verifica applicabile, ove richiesto).
Contatta il supporto indicando il numero della fattura e i tuoi dettagli IVA per la revisione.

Rinnovo e modifica del contratto: cosa è possibile e quando

Nozioni di base sul rinnovo

La maggior parte degli abbonamenti prevede un termine iniziale (spesso 12 mesi) e può rinnovarsi automaticamente a meno che non venga annullato in anticipo, come previsto dal contratto/modulo d'ordine.

Cosa di solito può essere modificato durante il periodo vs al rinnovo

In molti casi:

Durante il periodo (con termine attivo):
- Aggiungere utenti/posizioni è di solito possibile (e può essere fatturato/riaddebitato in proporzione).
- Alcune modifiche (ad es. downgrade, riduzione dell’impegno) possono essere limitate fino al rinnovo.
Al momento del rinnovo:
- Le modifiche al piano, ai prezzi e ai termini contrattuali vengono in genere gestite al rinnovo.

Modifica dei termini contrattuali

Le modifiche al contratto (ad es. termini di pagamento speciali, modifiche commerciali degli add-on, eccezioni al rinnovo automatico) richiedono in genere un emendamento scritto/modulo d'ordine aggiornato.

Quando contattare Pleo

Contatta il supporto/il tuo referente Pleo se vuoi:

Annullare il rinnovo (verifica il periodo di preavviso)
Modificare la frequenza di fatturazione (mensile vs annuale) al rinnovo
Richiedere un emendamento al contratto (termini di pagamento, modifiche agli add-on, condizioni speciali)

Per qualsiasi domanda specifica del cliente, i riferimenti più affidabili sono: (1) il modulo d'ordine del cliente e (2) le fatture e le note di credito in questione.