Facturación y contratos

Este artículo explica:

Artículos detallados de la factura (qué significa cada cargo)
Cashback (cómo se calcula y cómo se paga)
Usuarios reales vs. usuarios comprometidos
Términos de pago (cómo se genera la facturación y qué ocurre si está vencida)
Impuestos/IVA (qué los afecta y qué hacer si parece incorrecto)
Renovaciones y cambios de contrato (qué se puede hacer a mitad de periodo y en la fecha de renovación)

Explicación de las facturas de Pleo (qué significa cada línea)

Qué es una factura de Pleo:

Una factura de Pleo es el documento que muestra qué se le cobra a tu empresa en un periodo de facturación determinado (mensual o anual). Normalmente incluye:

Número de la factura, fecha de emisión y fecha de vencimiento
“Facturar a” (los detalles de facturación de tu empresa) y la entidad legal de Pleo + CIF
Una lista de artículos detallados (cada línea es un producto, complemento o comisión por uso)
Subtotal, impuesto (si corresponde) y total a pagar

Artículos detallados habituales que puedes ver

- Comisión de suscripción/plan

Suele mostrarse como el nombre de tu plan (p. ej., “Essential”, “Advanced”, “Beyond”, “Business …”) para un periodo de servicio definido.

Qué es: la suscripción base para usar Pleo durante ese periodo.
Cómo se factura: mensualmente o anualmente, según la compra que hayas hecho.

- “Usuarios adicionales”/cargos por usuario

A menudo aparece como “Usuarios adicionales” y a veces se desglosa en niveles o rangos.

Qué es: usuarios (normalmente usuarios de tarjeta) por encima de los incluidos en tu plan o de tus usuarios comprometidos.
Por qué puede aparecer en varias sublíneas: las facturas pueden mostrar precios por niveles (p. ej., “Primeros 10”, “Siguientes del 11 al 30”, etc.) según tu contrato.
Se puede aplicar el prorrateo: si se añaden usuarios a mitad de ciclo, los cargos pueden reflejar solo los días restantes del periodo (y a veces incluir un crédito compensatorio por cálculos anteriores).

- “Admitido para cashback”

A veces aparece como una línea de valor cero.

Qué es: tu suscripción incluye la opción de recibir cashback durante el periodo indicado.
Por qué el importe puede ser 0: el cashback suele abonarse por separado en tu Cartera de Pleo y puede que no reduzca el total de la factura línea por línea.

- Comisiones de servicio basadas en el uso (ejemplos)

Según tu plan y cómo uses el producto, es posible que veas comisiones por uso como:

Reembolsos (comisión de procesamiento cuando los reembolsos se pagan a través de Pleo)
Pagos de facturas (una comisión por pago de facturas, si se aplica a tu plan/contrato)
Otros complementos o servicios que hayas comprado (p. ej., servicios de premium/inicio)

Si tu factura incluye tanto cargos como créditos/devoluciones, normalmente significa que el sistema ha vuelto a calcular la factura tras un cambio (p. ej., cambio en el número de usuarios a mitad de ciclo) y ha aplicado una prorrata.

Por qué puedes ver créditos, devoluciones o varias facturas en el mismo periodo

Algunos motivos habituales:

Prorrateo tras cambios: añadir usuarios a mitad de ciclo puede generar un cargo prorrateado. Si la cuenta se consolida más tarde, puedes ver un crédito por el tiempo no utilizado, además de un nuevo cargo para el periodo restante actualizado.
Corrección mediante nota de crédito: si es necesario cambiar algo en una factura ya emitida, se corrige emitiendo una nota de crédito (que compensa la factura original) y luego emitiendo la factura corregida.

Lista de verificación para resolución de problemas (qué recopilar para Soporte)

Si contactas con Soporte sobre una factura, incluye:

Números de factura y cualquier número de nota de crédito relacionado
El periodo que se muestra en las líneas de la factura
Número actual de usuarios y qué ha cambiado (usuarios añadidos/eliminados, cambio de plan, renovación)

Cashback: cómo se calcula

¿Qué es el Cashback?

El cashback es una ventaja por la que los clientes que cumplen los requisitos reciben un porcentaje de vuelta sobre el gasto admitido con tarjeta Pleo.

El cálculo básico

El cashback se calcula así:

Gasto admitido liquidado con tarjeta × Tasa de cashback

Ejemplos habituales:

0,5 % en algunos planes (p. ej., Essential)
1,0 % en algunos planes (p. ej., Advanced)

Qué gasto cuenta (y cuál no)

El cashback se calcula en función de las transacciones con tarjeta Pleo.

Incluido: gastos con tarjeta admitidos que se hayan liquidado
Excluido: gasto en facturas, reembolsos y otros productos similares que no sean con tarjeta

Plazos: transacciones liquidadas y abono

El cashback se calcula en función de las transacciones que se han liquidado en el periodo correspondiente.
Las transacciones pendientes que se liquiden más tarde se contabilizan en el siguiente periodo.
El cashback del mes N suele pagarse en el mes N+1 (se abona en la Cartera de Pleo/saldo).

Límite: el cashback se limita a tu comisión de suscripción (para cashback con límite)

En el caso del cashback con límite, el importe del cashback se limita al coste de tu suscripción a Pleo (SaaS) para el periodo correspondiente. Esto significa que:

Si tu cashback calculado está por debajo del límite → recibes el cashback calculado.
Si tu cashback calculado está por encima del límite → recibes cashback hasta el límite.

Algunos clientes pueden tener condiciones de “cashback sin límite” (normalmente con compromisos de gasto mínimo). En ese caso, la redacción del contrato/formulario de pedido rige el cálculo y el momento del abono.

Usuarios reales frente a usuarios contratados

Definiciones

Usuarios reales: número de usuarios que están activos actualmente en tu Cuenta de Pleo (p. ej., usuarios que pueden usar una tarjeta, según tu configuración).
Usuarios contratados (usuarios comprometidos): número de usuarios que has comprado/comprometido en tu suscripción.

Por qué pueden ser diferentes

Con la facturación basada en usuarios, la cantidad facturada puede reflejar tu compromiso (o el número más alto de usuarios facturables alcanzado en un periodo), incluso si más adelante eliminas usuarios.

Si añades usuarios por encima de tu compromiso, es posible que se te cobre por el aumento (a menudo prorrateado para el periodo restante), y ese puede convertirse en tu nuevo compromiso para el resto del periodo.
Si más adelante eliminas usuarios, tu número de “usuarios reales” disminuirá, pero tus usuarios contratados facturados pueden mantenerse hasta la renovación, según los Términos de tu contrato.

Ejemplos prácticos

Si tienes un compromiso de 20 usuarios y añades usuarios hasta 20 → no hay cargos adicionales por usuario (sigues dentro del compromiso).
Si añades un usuario número 21 → es posible que se te facture por ese usuario adicional (y puede pasar a formar parte de tus usuarios comprometidos durante el resto del plazo).
Si más adelante reduces a 18 usuarios reales → es posible que se te siga facturando según el número de usuarios comprometidos hasta la renovación.

Condiciones de pago y cómo se genera el pago

De dónde proceden las condiciones de pago

Las condiciones de pago (p. ej., “pago al recibir el recibo”, “neto 14”, “neto 30”) se determinan según los siguientes factores:

Tu formulario de pedido/contrato
La propia factura (que muestra la fecha de vencimiento)

Cómo se generan las facturas

Las facturas suelen generarse automáticamente en función de estos factores:

La fecha de inicio de tu suscripción/fecha de renovación
La frecuencia de facturación (mensual o anual)
Los cambios durante el plazo que afecten a los cargos (p. ej., usuarios añadidos o complementos de pago activados)

Qué ocurre si el pago falla o ha vencido

Si una factura permanece sin pagarse después de su fecha de vencimiento, pueden aplicarse pasos de seguimiento y cobro según el acuerdo y la política aplicable. Si crees que se ha omitido un pago por problemas con los detalles de facturación o el método de pago, contacta con el soporte técnico indicando el número de la factura.

Situación fiscal y documentación requerida

Qué determina si se cobra el impuesto

Si se cobra o no impuestos (p. ej., IVA) en tu factura depende de estos factores:

País de tu empresa
Si tienes un CIF válido (cuando corresponda)
Las normas fiscales de la entidad de Pleo que emite la factura y del servicio prestado

Documentación habitual que se puede solicitar a los clientes

Según tu situación, es posible que se te pida proporcionar:

CIF (y, en algunas jurisdicciones, confirmación de que el CIF es válido para operaciones transfronterizas)
Documentación de registro de la empresa (para validar los datos de la entidad legal)
En algunos casos, un certificado de residencia fiscal (p. ej., para respaldar los procesos de convenio de doble imposición)

Si el tratamiento del IVA parece incorrecto

Si crees que el IVA debería aplicarse con cobro revertido o no aplicarse:

Comprueba que tus detalles de facturación y tu CIF se hayan introducido correctamente.
Asegúrate de que el CIF sea válido para el mecanismo correspondiente (p. ej., válido en el sistema de validación aplicable cuando se requiera).
Contacta con el soporte técnico indicando el número de la factura y tus datos de IVA para revisar la información.

Renovación y modificación del contrato: qué es posible y cuándo

Conceptos básicos sobre la renovación

La mayoría de las suscripciones tienen un periodo inicial (a menudo de 12 meses) y pueden renovarse automáticamente a menos que se cancelen por adelantado, según el contrato/formulario de pedido.

Qué se puede cambiar durante el periodo frente a lo que se cambia en la renovación

En muchos casos:

Durante el periodo (con un periodo activo):
- Normalmente es posible añadir usuarios/usuarios adicionales (y se puede facturar/prorratear).
- Algunos cambios (p. ej., descensos de plan o reducción del compromiso) pueden estar restringidos hasta la renovación.
En la renovación:
- Los cambios de plan, cambios de precios y cambios en las condiciones contractuales suelen gestionarse en la renovación.

Modificación de las condiciones del contrato

Los cambios en el contrato (p. ej., condiciones de pago especiales, cambios comerciales en complementos, excepciones a la renovación automática) generalmente requieren una modificación por escrito o un formulario de pedido actualizado.

Cuándo contactar con Pleo

Contacta con el soporte técnico/tu contacto de Pleo si quieres:

Cancelar la renovación (comprueba tu periodo de preaviso)
Cambiar la frecuencia de facturación (mensual o anual) en la renovación
Solicitar una modificación del contrato (condiciones de pago, cambios en complementos, condiciones especiales)

Para cualquier pregunta específica de un cliente, las referencias más fiables son: (1) el Formulario de pedido del cliente y (2) las facturas y las notas de crédito en cuestión.