Die unterschiedlichen Ausgaben-Status in Pleo verstehen

In diesem Artikel wird erläutert, wie eine Ausgabe in der Regel den Weg durch Pleo nimmt – vom Zeitpunkt ihres Erscheinens unter Ausgaben bis zur Buchhaltungsreife (Offen → Abgeschlossen → Überprüft → Exportiert).

Was die einzelnen Schritte bedeuten

Offen

Eine Ausgabe ist Offen, wenn die Kartenzahlung noch nicht vollständig abgeschlossen ist – weil der Händler (oder das Kartennetzwerk) die Verarbeitung noch nicht beendet hat.

In diesem Stadium ist die Ausgabe möglicherweise noch nicht zur Überprüfung oder zum Export bereit, bis sie abgeschlossen/ausgeglichen ist (abhängig von Ihrem Unternehmens-Workflow).

Abgeschlossen

Eine Ausgabe ist Abgeschlossen, sobald die Zahlung ausgeglichen (endgültig ausgeglichen) ist. Das bedeutet, dass die Transaktion vollständig verarbeitet ist und der endgültige Betrag feststeht. In diesem Stadium können Sie in der Regel Folgendes tun:

• Einzelheiten wie Beleg, Kategorie, Tags, MwSt-/Steuerfelder und Notizen hinzufügen oder überprüfen (abhängig von den Anforderungen Ihres Unternehmens)
• Die Ausgabe für die Überprüfung und den Export vorbereiten

Überprüft

Eine Ausgabe ist Überprüft, wenn ein:e Reviewer:in (häufig aus dem Bereich Finanzen oder ein:e Administrator:in) die Ausgabe überprüft und ein Überprüfungsergebnis festgelegt hat. In Pleo sind Überprüfungen in der Regel:

• OK (akzeptiert)
• Details ausstehend (es muss etwas hinzugefügt oder korrigiert werden)
• Nicht OK (nicht akzeptiert)

Exportiert

Eine Ausgabe ist Exportiert, wenn sie von Pleo in Ihren Buchhaltungsablauf gesendet wurde. Dies kann auf zwei Arten geschehen:

• Export zur Buchhaltungsschnittstelle (wenn Ihr Buchhaltungssystem eine direkte Schnittstelle hat)
• Dateiexport (wenn Sie ein benutzerdefiniertes Dateiformat wie CSV/Excel verwenden – typischerweise, wenn es keine direkte Schnittstelle gibt)

Durch das Exportieren werden die Ausgabendaten in die Buchhaltung übertragen. Abhängig von Ihrem Setup können exportierte Ausgaben gesperrt oder für weitere Bearbeitungen eingeschränkt sein.

Ein typischer Pleo-Lebenszyklus (End-to-End)

1. Eine Kartenzahlung erscheint unter Ausgaben als Offen
2. Offen → Abgeschlossen, sobald die Zahlung ausgeglichen ist
3. Abgeschlossen → Überprüft, wenn der Finanzbereich/Admin die Ausgabe überprüft
   • Wenn Details ausstehend sind, kann der:die Karteninhaber:in die Ausgabe aktualisieren und sie kann erneut überprüft werden
4. Überprüft → Exportiert, wenn die Ausgabe an die Buchhaltung gesendet wird
   • Über Export per Schnittstelle oder
   • Über benutzerdefinierten Datei-Export

Häufige Szenarien (und was zu tun ist)

Wenn eine Ausgabe den Status Offen behält

Dies bedeutet in der Regel, dass der Händler die Zahlung noch nicht vollständig verarbeitet hat. Wenn sie länger als erwartet offen bleibt, prüfen Sie:

• Ob der Händler die Transaktion auf seiner Seite abgeschlossen hat
• Ob die Transaktion storniert/annulliert wurde (in manchen Fällen können offene Transaktionen verschwinden, wenn sie nie ausgeglichen werden)

Wenn eine überprüfte Ausgabe geändert werden muss

Wenn der Review-Status auf Details ausstehend gesetzt ist, sollte der Karteninhaber bzw. die Karteninhaberin Folgendes tun:

1. Die Ausgabe unter Ausgaben öffnen
2. Die angeforderten Informationen hinzufügen oder korrigieren (Beleg, Kategorie, Tags, Notiz usw.)
3. Die Änderungen speichern, damit sie erneut überprüft werden können

Wenn eine Ausgabe als Nicht OK markiert ist

Das bedeutet, dass die Ausgabe vom Reviewer bzw. von der Reviewerin nicht akzeptiert wurde. Alle weiteren Schritte (zum Beispiel eine Rückzahlung an das Unternehmen) werden außerhalb von Pleo gemäß Ihrem internen Prozess abgewickelt.

Wenn eine Ausgabe nicht exportiert werden kann

Häufige Gründe sind:

• Fehlende erforderliche Buchhaltungsfelder (zum Beispiel Steuercodes, Kontozuordnung, Tags)
• Die Ausgabe wurde noch nicht als OK überprüft (abhängig von Ihrem Workflow)
• Probleme bei der Exportkonfiguration (Schnittstellenfehler oder fehlende Export-Konfiguration)

Glossar

• Ausgeglichen: Eine Zahlung ist ausgeglichen, wenn die endgültige Transaktion bestätigt wurde und sich der Betrag nicht mehr ändert
• Überprüft: Eine Prüfung nach dem Kauf, um zu bestätigen, dass die Ausgabe gültig und korrekt dokumentiert ist
• Exportieren: Ausgabendaten von Pleo an Ihr Buchhaltungssystem senden (über eine Schnittstelle oder Datei)