Ymmärrä kulun tilat Pleossa

Tässä artikkelissa selitetään, miten kulu yleensä etenee Pleossa – siitä hetkestä, kun se ilmestyy kohtaan Kulut, aina kirjanpitovalmiiksi asti (Odottaa → Valmis → Tarkastettu → Viety).

Mitä kukin vaihe tarkoittaa

Odottaa

Kulu on tilassa Odottaa, kun korttimaksu ei ole vielä täysin valmis, koska kauppias (tai korttiverkko) ei ole saanut sen käsittelyä päätökseen.

Tässä vaiheessa kulu ei välttämättä ole vielä valmis tarkastettavaksi tai vietäväksi ennen kuin se on valmis/maksettu (riippuen yrityksesi työnkulusta).

Valmis

Kulu on tilassa Valmis, kun maksu on maksettu (lopullinen), eli tapahtuma on täysin käsitelty ja lopullinen summa on vahvistettu. Tässä vaiheessa voit yleensä:

• Lisätä tai tarkistaa tietoja, kuten kuitti, kategoria, luokat, ALV-/verokentät ja huomautus (riippuen siitä, mitä yrityksesi vaatii)
• Valmistella kulun tarkastusta ja vientiä varten

Tarkastettu

Kulu on tilassa Tarkastettu, kun tarkastaja (usein Talousosasto tai järjestelmänvalvoja) on tarkastanut kulun ja asettanut tarkastuksen tuloksen. Tarkastuksen tyypilliset tilat Pleossa:

• OK (hyväksytty)
• Lisätietoja tarvitaan (jotain täytyy lisätä tai korjata)
• Ei OK (ei hyväksytty)

Viety

Kulu on tilassa Viety, kun se on lähetetty Pleosta kirjanpitoprosessiisi. Tämä voi tapahtua kahdella tavalla:

• Kirjanpitointegraation kautta tehty vienti (jos kirjanpitojärjestelmässäsi on suora integraatio)
• Tiedostovienti (jos käytät mukautettua tiedostomuotoa, kuten CSV/Excel – tyypillistä silloin, kun suoraa integraatiota ei ole)

Vienti siirtää kulutiedot kirjanpitoon. Asetuksistasi riippuen viedyt kulut voidaan lukita tai niiden muokkaamista voidaan rajoittaa.

Tyypillinen Pleon elinkaari (päästä päähän)

1. Korttimaksu näkyy kohdassa Kulut tilassa Odottaa
2. Odottaa → Valmis, kun maksu on maksettu
3. Valmis → Tarkastettu, kun Talousosasto/järjestelmänvalvoja on tarkastanut kulun
   • Jos tilana on Lisätietoja tarvitaan, kortinhaltija päivittää kulun ja se voidaan tarkastaa uudelleen
4. Tarkastettu → Viety, kun kulu lähetetään kirjanpitoon
   • Integraatioviennin kautta tai
   • Mukautetun tiedostoviennin kautta

Yleiset tilanteet (ja mitä tehdä)

Jos kulu pysyy tilassa Odottaa

Tämä tarkoittaa yleensä, että kauppias ei ole vielä saanut maksun käsittelyä valmiiksi. Jos kulu odottaa pidempään kuin on odotettu, tarkista:

• Onko kauppias saanut tapahtuman valmiiksi omalta osaltaan
• Onko tapahtuma peruutettu/mitätöity (joissakin tapauksissa odottavat tapahtumat voivat kadota, jos niitä ei koskaan makseta)

Jos tarkastettuun kulun tarvitsee tehdä muutoksia

Jos tarkastuksen tila on asetettu tilaan Lisätietoja tarvitaan, kortinhaltijan tulee:

1. Avata kulu kohdassa Kulut
2. Lisätä tai korjata pyydetyt tiedot (kuitti, kategoria, luokat, huomautus jne.)
3. Tallentaa muutokset, jotta kulu voidaan tarkastaa uudelleen

Jos kulu on merkitty tilaan Ei OK (ei hyväksytty)

Tämä tarkoittaa, että tarkastaja ei ole hyväksynyt kulua. Kaikki seuraavat vaiheet (esimerkiksi takaisinmaksu yritykselle) hoidetaan Pleon ulkopuolella yrityksesi sisäisen prosessin mukaisesti.

Jos kulua ei voida viedä

Yleisiä syitä ovat muun muassa:

• Pakollisia kirjanpitokenttiä puuttuu (esimerkiksi arvonlisäverotunnisteet, tilikohdistus, luokat)
• Kuluja ei ole vielä tarkastettu tilaan OK (riippuen työnkulustasi)
• Vientiasetusten ongelmat (integraatiovirheet tai puuttuva vientikonfiguraatio)

Sanasto

• Maksettu: maksu on maksettu, kun lopullinen tapahtuma on vahvistettu eikä summa enää muutu
• Tarkastus: oston jälkeinen tarkastus sen varmistamiseksi, että kulu on perusteltu ja oikein dokumentoitu
• Vienti: kulutietojen vieminen Pleosta kirjanpitojärjestelmääsi (integraation tai tiedoston kautta)