Qué significan los estados de los gastos en Pleo

Este artículo explica el recorrido habitual de un gasto en Pleo: desde que aparece en Gastos hasta que está listo para contabilizarse (Pendiente → Completado → Revisado → Exportado).

Qué significa cada estado

Pendiente

Un gasto aparece como Pendiente cuando el pago con tarjeta aún no se ha completado porque el comercio (o la red de tarjetas) todavía no ha terminado de procesarlo.

En este estado, es posible que el gasto no esté listo para revisarse o exportarse hasta que el pago se haya completado o liquidado, según el flujo de trabajo de tu empresa.

Completado

Un gasto pasa a Completado cuando el pago se ha liquidado (finalizado), lo que significa que la transacción se ha procesado por completo y el importe definitivo ya está confirmado. En esta fase, normalmente puedes:

• Añadir o revisar datos como el recibo, la categoría, las etiquetas, los campos de IVA/impuestos y las notas, según los requisitos de tu empresa.
• Dejar el gasto listo para revisarlo y exportarlo.

Revisado

Un gasto pasa a Revisado cuando un revisor (normalmente alguien del equipo de Finanzas o un administrador) lo ha revisado y ha registrado el resultado de la revisión. En Pleo, los resultados de la revisión suelen ser:

• Aceptado
• Añadir información (hay que añadir o corregir información)
• No aceptado

Exportado

Un gasto está Exportado cuando se ha enviado de Pleo a tu flujo de contabilidad. Esto puede hacerse de dos formas:

• Exportación mediante integración de contabilidad (si tu programa de contabilidad tiene una integración directa)
• Exportación de archivo (si utilizas un formato de archivo personalizado, como CSV/Excel; suele usarse cuando no hay integración directa)

Al exportar, la información de los gastos se transfiere a contabilidad. Según tu configuración, es posible que los gastos exportados queden bloqueados o no puedan editarse libremente.

Ciclo habitual de un gasto en Pleo, de principio a fin

1. Un pago con tarjeta aparece en Gastos como Pendiente
2. Pendiente → Completado cuando el pago se liquida
3. Completado → Revisado cuando Finanzas o un administrador revisa el gasto
   • Si aparece como Añadir información, el titular de la tarjeta actualiza el gasto para que pueda revisarse otra vez
4. Revisado → Exportado cuando el gasto se envía a contabilidad
   • Mediante exportación con integración o
   • Mediante exportación de archivo personalizado

Casos habituales y qué hacer

Si un gasto sigue pendiente

Normalmente significa que el comercio aún no ha terminado de procesar el pago. Si sigue pendiente más tiempo de lo esperado, comprueba lo siguiente:

• Si el comercio ha completado la transacción por su parte
• Si la transacción se ha revertido o anulado (en algunos casos, las transacciones pendientes pueden desaparecer si no llegan a liquidarse)

Si hay que cambiar un gasto revisado

Si el estado de la revisión es Añadir información, el titular de la tarjeta debe hacer lo siguiente:

1. Abrir el gasto en Gastos
2. Añadir o corregir la información solicitada (recibo, categoría, etiquetas, nota, etc.)
3. Guardar los cambios para que pueda revisarse de nuevo

Si un gasto se marca como No aceptado

Significa que el revisor no ha aceptado el gasto. Cualquier paso posterior (por ejemplo, devolver el dinero a la empresa) se gestiona fuera de Pleo de acuerdo con vuestro proceso interno.

Si un gasto no puede exportarse

Estos son algunos motivos habituales:

• Faltan campos contables obligatorios (por ejemplo, códigos de impuestos, asignación de cuentas o etiquetas)
• El gasto aún no se ha revisado como Aceptado (según tu flujo de trabajo)
• Hay problemas con la configuración de exportación (errores de integración o falta la configuración de exportación)

Glosario

• Liquidado: un pago se considera liquidado cuando se confirma la transacción definitiva y el importe ya no puede cambiar.
• Revisión: comprobación posterior a la compra para confirmar que el gasto es válido y está correctamente documentado.
• Exportación: envío de la información de los gastos desde Pleo a tu programa de contabilidad (mediante integración o archivo)