Perceber os estados das despesas na Pleo

Neste artigo poderás encontrar a seguinte informação – como uma despesa normalmente progride na Pleo, desde o momento em que aparece em Despesas até estar pronta para a contabilidade (Pendente → Concluída → Revista → Exportada).

O que significa cada etapa

Pendente

Uma despesa está Pendente quando o pagamento com cartão ainda não foi totalmente concluído, uma vez que o comerciante (ou a rede do cartão) ainda não terminou de o processar.

Nesta fase, a despesa pode não estar pronta para revisão ou exportação até estar concluída/regularizada (consoante o fluxo de trabalho da tua empresa).

Concluída

Uma despesa fica Concluída assim que o pagamento é regularizado (finalizado), o que significa que a transação está totalmente processada e o montante final está confirmado. Nesta fase, normalmente podes:

• Adicionar ou verificar detalhes como recibo, categoria, etiquetas, campos de IVA/imposto e notas (dependendo do que a tua empresa exige)
• Preparar a despesa para revisão e exportação

Revista

Uma despesa fica Revista quando um revisor (normalmente a equipa financeira ou um admin) verifica a despesa e define um resultado de revisão. Na Pleo, as revisões são normalmente:

• OK (aceite)
• Requer mais informação (é necessário adicionar ou corrigir alguma coisa)
• Não aprovada (não aceite)

Exportada

Uma despesa fica Exportada quando foi enviada da Pleo para o teu fluxo de contabilidade. Isto pode acontecer de duas formas:

• Exportação da integração da contabilidade (se o teu sistema de contabilidade tiver uma integração direta)
• Exportação do ficheiro (se utilizares um formato de ficheiro personalizado, como CSV/Excel, normalmente utilizado quando não existe uma integração direta)

A exportação transfere os detalhes da despesa para a contabilidade. Consoante a tua configuração, as despesas exportadas podem ficar bloqueadas ou com restrições para futuras edições.

Um ciclo de vida típico da Pleo (do início ao fim)

1. Um pagamento com cartão aparece em Despesas como Pendente
2. Pendente → Concluída assim que o pagamento é regularizado
3. Concluída → Revista quando a equipa financeira ou um admin revê a despesa
   • Se estiver como Requer mais informação, o titular do cartão atualiza a despesa e esta pode ser revista novamente
4. Revista → Exportada quando a despesa é enviada para a contabilidade
   • Através de exportação via uma integração, ou
   • Através de exportação de um ficheiro personalizado

Cenários comuns (e o que fazer)

Se uma despesa ficar pendente

Normalmente, isto significa que o comerciante ainda não concluiu o processamento do pagamento. Se estiver pendente há mais tempo do que o esperado, verifica:

• Se o comerciante concluiu a transação do seu lado
• Se a transação foi revertida/anulada (em alguns casos, as transações pendentes podem desaparecer se nunca forem regularizadas)

Se uma despesa revista precisa de alterações

Se o estado da revisão estiver definido como Requer mais informação, o titular do cartão deve:

1. Abrir a despesa em Despesas
2. Adicionar ou corrigir a informação solicitada (recibo, categoria, etiquetas, nota, etc.)
3. Guardar as alterações para que possa ser revista novamente

Se uma despesa for marcada como Não aprovada

Isto significa que a despesa não foi aceite pelo revisor. Quaisquer passos seguintes (por exemplo, reembolso para a empresa) são tratados fora da Pleo, de acordo com o teu processo interno.

Se uma despesa não puder ser exportada

Os motivos mais comuns incluem:

• Campos de contabilidade obrigatórios em falta (por exemplo, códigos de imposto, mapeamento de contas, etiquetas)
• A despesa ainda não foi revista como OK (dependendo do teu processo)
• Problemas na configuração da exportação (erros de integração ou configuração de exportação em falta)

Glossário

• Regularizado: um pagamento é regularizado quando a transação final é confirmada e o montante não vai mudar
• Revisão: uma verificação pós-compra para confirmar que a despesa é válida e está corretamente documentada
• Exportar: enviar detalhes da despesa da Pleo para o teu sistema de contabilidade (através de integração ou ficheiro)