Förstå utgiftsstatusar i Pleo

I den här artikeln går vi igenom följande: hur en utgift vanligtvis rör sig genom Pleo – från det att den visas under Utgifter till att den är redo för bokföring (Väntande → Slutförd → Attesterad → Exporterad).

Vad de olika stegen betyder

Väntande

En utgift är väntande när kortbetalningen ännu inte är helt slutförd – eftersom köpstället (eller kortnätverket) inte har avslutat behandlingen av den.

I det här läget kanske utgiften inte är redo för attestering eller export förrän den är slutförd/reglerad (beroende på ditt företags arbetsflöde).

Slutförda

En utgift är slutförd när betalningen har reglerats, vilket betyder att transaktionen är helt behandlad och slutbeloppet är bekräftat. I det här läget kan du vanligtvis:

• Lägga till eller kontrollera uppgifter som kvitto, kategori, taggar, momsfält och kommentarer (beroende på vad ditt företag kräver)
• Förbereda utgiften för attestering och export

Attesterad

En utgift är attesterad när en attestansvarig (ofta från Ekonomi eller en administratör) har kontrollerat utgiften och angett ett attestresultat. I Pleo får attesteringar vanligtvis något av värdena:

• OK (godkänd)
• Behöver information (något måste läggas till eller rättas till)
• Inte OK (inte godkänd)

Exporteras

En utgift är exporterad när den har skickats från Pleo till ditt bokföringsflöde. Detta kan ske på två sätt:

• Export av bokföringsintegration (om ditt bokföringsprogram har en direkt integration)
• Filexport (om du använder ett anpassat filformat, till exempel CSV/Excel – används vanligtvis när det inte finns någon direkt integration)

Export flyttar utgiftsdata till bokföringen. Beroende på din konfiguration kan exporterade utgifter låsas eller begränsas från ytterligare redigering.

Ett typiskt Pleo-flöde (från början till slut)

1. En kortbetalning visas under Utgifter som Väntande
2. Väntande → Slutförd när betalningen regleras
3. Slutförd → Granskad när Ekonomi/administratör kontrollerar utgiften
   • Vid Behöver information uppdaterar kortinnehavaren utgiften och den kan attesteras igen
4. Attesterad → Exporterad när utgiften skickas till bokföringen
   • Via integrationsexport, eller
   • Via anpassad filexport

Vanliga scenarier (och vad du kan göra)

Om en utgift förblir väntande

Detta betyder oftast att köpstället ännu inte har slutfört behandlingen av betalningen. Om den är väntande längre än förväntat, kontrollera:

• Om köpstället har slutfört transaktionen på sin sida
• Om transaktionen återfördes/makulerades (i vissa fall kan väntande transaktioner försvinna om de aldrig regleras)

Om en attesterad utgift behöver ändras

Om atteststatusen är inställd på Behöver information ska kortinnehavaren:

1. Öppna utgiften i Utgifter
2. Lägga till eller korrigera den efterfrågade informationen (kvitto, kategori, taggar, kommentar osv.)
3. Spara ändringarna så att den kan attesteras igen

Om en utgift markeras som Inte OK

Detta innebär att utgiften inte godkändes av attestansvarig. Eventuella nästa steg (till exempel återbetalning till företaget) hanteras utanför Pleo, enligt er interna process.

Om en utgift inte kan exporteras

Vanliga orsaker är bland annat:

• Obligatoriska bokföringsfält saknas (till exempel momskoder, kontomappning, taggar)
• Utgiften har ännu inte attesterats som OK (beroende på ert arbetsflöde)
• Problem med exportinställningar (integrationsfel eller saknad exportkonfiguration)

Ordlista

• Reglerad: En betalning är reglerad när den slutliga transaktionen är bekräftad och beloppet inte längre ändras
• Attestera: En kontroll efter köp för att bekräfta att utgiften är giltig och korrekt dokumenterad
• Export: Att skicka utgiftsdata från Pleo till ditt bokföringsprogram (via integration eller fil)