Krijg inzicht in uitgavestatussen in Pleo

In dit artikel leer je hoe een uitgave zich meestal door Pleo beweegt: vanaf het moment dat hij verschijnt in Uitgaven tot het moment dat hij klaar is voor de boekhouding (In behandeling → Voltooid → Beoordeeld → Geëxporteerd).

Wat elke stap betekent

In behandeling

Een uitgave is in behandeling wanneer de kaartbetaling nog niet volledig is afgerond doordat de leverancier (of het kaartnetwerk) de betaling nog niet volledig heeft verwerkt.

In deze fase is de uitgave mogelijk nog niet klaar voor beoordeling of export tot hij is voltooid/verrekend (afhankelijk van de workflow van je bedrijf).

Voltooid

Een uitgave is voltooid zodra de betaling is verrekend (definitief gemaakt), wat betekent dat de transactie volledig is verwerkt en het definitieve bedrag is bevestigd. In deze fase kun je doorgaans het volgende doen:

• Gegevens toevoegen of controleren zoals bonnetje, categorie, labels, btw-/belastingvelden en opmerkingen (afhankelijk van wat jouw bedrijf vereist)
• De uitgave voorbereiden op beoordeling en export

Beoordeeld

Een uitgave is beoordeeld wanneer een beoordelaar (vaak Financiën of een beheerder) de uitgave heeft gecontroleerd en een beoordelingsuitkomst heeft ingesteld. In Pleo zijn beoordelingen doorgaans als volgt:

• OK (aanvaard)
• Aanvullende informatie vereist (er moet iets worden toegevoegd of gecorrigeerd)
• Niet oké (niet aanvaard)

Geëxporteerd

Een uitgave is geëxporteerd wanneer deze vanuit Pleo naar je Boekhouden-flow is verzonden. Dit kan op twee manieren gebeuren:

• Boekhoudintegratie-export (als je boekhoudsysteem een directe integratie heeft)
• Bestandsexport (als je een aangepaste bestandsindeling gebruikt, zoals csv/Excel – doorgaans gebruikt wanneer er geen directe integratie is)

Exporteren verplaatst de uitgavegegevens naar de boekhouding. Afhankelijk van je instellingen kunnen geëxporteerde uitgaven worden vergrendeld of beperkt voor verdere bewerkingen.

Een typische Pleo-levenscyclus (end-to-end)

1. Een kaartbetaling verschijnt in Uitgaven als In behandeling
2. In behandeling → Voltooid zodra de betaling is verrekend
3. Voltooid → Beoordeeld wanneer Financiën/de beheerder de uitgave controleert
   • Als aanvullende informatie vereist is, werkt de kaarthouder de uitgave bij en kan deze opnieuw worden beoordeeld
4. Beoordeeld → Geëxporteerd wanneer de uitgave naar de boekhouding wordt verzonden
   • Via integratie-export of
   • Via aangepaste bestandsexport

Veelvoorkomende situaties (en wat je moet doen)

Als een uitgave in behandeling blijft

Dit betekent meestal dat de leverancier de betaling nog niet volledig heeft verwerkt. Als deze langer dan verwacht in behandeling is, controleer je het volgende:

• Of de leverancier de transactie aan zijn kant heeft afgerond
• Of de transactie is teruggedraaid/geannuleerd (in bepaalde gevallen kunnen transacties die in behandeling zijn, verdwijnen als ze nooit worden verrekend)

Als een beoordeelde uitgave moet worden gewijzigd

Als de beoordelingsstatus is ingesteld op Aanvullende informatie vereist, moet de kaarthouder de volgende stappen volgen:

1. Open de uitgave in Uitgaven
2. Vul de gevraagde informatie aan of corrigeer deze (bonnetje, categorie, labels, opmerking, enz.)
3. Sla de wijzigingen op, om opnieuw beoordelen mogelijk te maken

Als een uitgave is gemarkeerd als Niet OK

Dit betekent dat de uitgave niet is aanvaard door de beoordelaar. Eventuele vervolgstappen (bijvoorbeeld terugbetaling aan het bedrijf) worden buiten Pleo afgehandeld, volgens je interne proces.

Als een uitgave niet kan worden geëxporteerd

Veelvoorkomende redenen zijn onder andere:

• Ontbrekende verplichte boekhoudvelden (bijvoorbeeld belastingcodes, accountkoppeling, labels)
• De uitgave is nog niet beoordeeld als oké (afhankelijk van je workflow)
• Problemen met de exportconfiguratie (integratiefouten of ontbrekende exportconfiguratie)

Verklarende woordenlijst

• Verrekend: een betaling is verrekend wanneer de definitieve transactie is bevestigd en het bedrag niet meer verandert
• Beoordelen: een controle achteraf om te bevestigen dat de uitgave geldig is en correct is gedocumenteerd
• Exporteren: het verzenden van uitgavegegevens uit Pleo naar je boekhoudsysteem (via integratie of bestand)