Comprendere gli stati delle spese in Pleo

In questo articolo viene spiegato come una spesa di solito si muove all’interno di Pleo, dal momento in cui appare in Spese fino a quando è pronta per la contabilità (In attesa → Completata → Revisionata → Esportata).

Cosa significa ogni fase

In attesa

Una spesa è In attesa quando il pagamento con carta non è stato ancora completamente finalizzato, perché il commerciante (o il circuito della carta) non ha terminato l’elaborazione.

In questa fase, la spesa potrebbe non essere pronta per la revisione o l’esportazione finché non è completata/liquidata (a seconda del flusso di lavoro della tua azienda).

Completata

Una spesa è Completata quando il pagamento è stato liquidato (finalizzato), cioè quando l’operazione è stata completamente elaborata e l’importo finale è stato confermato. A questo punto, di solito puoi:

• Aggiungere o verificare dettagli come ricevuta, categoria, tag, campi IVA/imposta e note (a seconda di ciò che richiede la tua azienda)
• Preparare la spesa per la revisione e l’esportazione

Revisionata

Una spesa è Revisionata quando un revisore (spesso Finanza o un amministratore) ha verificato la spesa e impostato un esito della revisione. In Pleo, le revisioni sono di solito:

• Va bene (accettata)
• Necessità di dettagli (è necessario aggiungere o correggere qualcosa)
• Non va bene (non accettata)

Esportate

Una spesa è Esportata quando è stata inviata da Pleo al tuo flusso di contabilità. Questo può avvenire in due modi:

• Esportazione tramite integrazione contabile (se il tuo sistema contabile dispone di un’integrazione diretta)
• Esportazione tramite file (se utilizzi un formato del file personalizzato, come CSV/Excel, in genere usato quando non c’è un’integrazione diretta)

L’esportazione sposta i Dati della spesa nella contabilità. A seconda della configurazione, le spese esportate possono essere bloccate o soggette a limitazioni per ulteriori modifiche.

Un tipico ciclo di vita Pleo (dall’inizio alla fine)

1. Un pagamento con carta appare in Spese come In attesa
2. In attesa → Completata una volta che il pagamento viene liquidato
3. Completata → Revisionata quando Contabilità/l’amministratore controlla la spesa
   • Se è selezionato Necessità di dettagli, il titolare della carta aggiorna la spesa e questa può essere nuovamente rivista
4. Revisionata → Esportate quando la spesa viene inviata alla contabilità
   • Tramite esportazione via integrazione oppure
   • Tramite esportazione file personalizzato

Situazioni comuni (e cosa fare)

Se una spesa rimane In attesa

Di solito significa che il commerciante non ha ancora completato l’elaborazione del pagamento. Se rimane in attesa più a lungo del previsto, verifica:

• Se il commerciante ha completato l’operazione dal suo lato
• Se l’operazione è stata stornata/annullata (in alcuni casi, le operazioni in attesa possono scomparire se non vengono mai liquidate)

Se una spesa revisionata necessita di modifiche

Se lo stato della revisione è impostato su Necessità di dettagli, il titolare della carta deve:

1. Aprire la spesa in Spese
2. Aggiungere o correggere le informazioni richieste (ricevuta, categoria, tag, nota, ecc.)
3. Salvare le modifiche in modo che possa essere nuovamente rivista

Se una spesa è contrassegnata come Non va bene

Questo significa che la spesa non è stata accettata dal revisore. Eventuali passaggi successivi (ad esempio il rimborso all’azienda) vengono gestiti al di fuori di Pleo, in base al tuo processo interno.

Se una spesa non può essere esportata

Tra i motivi più comuni vi sono:

• Mancanza di campi contabili obbligatori (ad esempio codici IVA, mappatura degli account, tag)
• La spesa non è ancora stata revisionata come Va bene (a seconda del flusso di lavoro)
• Problemi di configurazione dell’esportazione (errori di integrazione o configurazione di esportazione mancante)

Glossario

• Liquidata: un pagamento è liquidato quando l’operazione finale è confermata e l’importo non cambierà
• Revisione: un controllo successivo all’acquisto per confermare che la spesa sia valida e correttamente documentata
• Esportazione: invio dei dati della spesa da Pleo al tuo sistema contabile (tramite integrazione o file)