Wie Sie doppelte Buchhaltungseinträge vermeiden

Doppelte Einträge entstehen in der Regel, wenn dieselben Pleo-Ausgaben mehr als einmal exportiert (oder importiert) werden – zum Beispiel durch eine Kombination aus einem Pleo-Export und einem Bank-Feed oder durch einen erneuten Export nach Änderungen. In dieser Anleitung werden die häufigsten Ursachen erläutert und erklärt, wie Sie diese verhindern können.

Warum Duplikate entstehen

1) Dieselbe Ausgabe wird über zwei verschiedene Wege importiert

Dies geschieht typischerweise, wenn Sie:

• Ausgaben aus Pleo exportieren und
• dieselben Kartentransaktionen über einen Bank-Feed (oder eine andere Verbindung) in Ihr Buchhaltungssystem importieren.

Ergebnis: Sie haben zwei Versionen derselben Ausgabe in Ihrem Buchhaltungssystem.

2) Ausgaben werden mehr als einmal exportiert

Je nach Buchhaltungssystem/Schnittstelle können Duplikate auftreten, wenn Sie Folgendes tun:

• Positionen erneut exportieren, die bereits exportiert wurden
• dieselbe Exportdatei zweimal importieren
• einen Import nach Änderungen an den Zuordnungen erneut ausführen, ohne den vorherigen Import im Buchhaltungssystem zu bereinigen

3) Sie haben Zuordnungen/Einstellungen geändert und erneut exportiert, um fehlende Daten zu „beheben“

Sollte ein Export fehlgeschlagen sein oder sollten Daten fehlen (beispielsweise aufgrund von Änderungen an der Zuordnung), könnte die Versuchung groß sein, den Export erneut durchzuführen.

In einigen Systemen führt ein erneuter Export dazu, dass ein neuer Eintrag erstellt wird, anstatt den ursprünglichen zu aktualisieren – was Duplikate erzeugen kann.

So verhindern Sie doppelte Einträge

1) Verwenden Sie eine einzige verlässliche Datenquelle in Ihrem Buchhaltungssystem

Entscheiden Sie, auf welchem Weg Pleo-Ausgaben in die Buchhaltung gelangen sollen, und halten Sie sich an diesen einen Weg.

• Wenn Sie Ausgaben aus Pleo exportieren (über Schnittstelle oder Datei), sollten Sie in Betracht ziehen, dieselben Transaktionen aus Ihrem bankfeedbasierten Workflow auszuschließen (wie dies geht, hängt von Ihrem Buchhaltungssystem ab).
• Wenn Sie Ausgaben aus Pleo exportieren (über eine Integration oder eine Datei), sollten Sie in Erwägung ziehen, genau diese Transaktionen aus Ihrem auf Bankdaten basierenden Workflow auszuschließen (wie dies zu bewerkstelligen ist, hängt von Ihrem Buchhaltungssystem ab).

2) Vermeiden Sie es, dieselbe Datei zweimal zu importieren (benutzerdefinierte Exporte)

Wenn Sie Excel-/CSV-Dateien aus Pleo exportieren:

1. Speichern Sie Exporte in einem eigenen Ordner (zum Beispiel „Pleo-Exporte – Juli 2026“).
2. Benennen Sie Dateien eindeutig (einschließlich Exportdatum/-uhrzeit und Zeitraum).
3. Bestätigen Sie vor dem Import, dass diese Datei nicht bereits importiert wurde.
4. Wenn Sie einen Import wiederholen müssen, löschen oder stornieren Sie zuerst den vorherigen Import in Ihrem Buchhaltungssystem (falls Ihr System dies unterstützt).

3) Seien Sie vorsichtig beim erneuten Exportieren aus Pleo

Wenn Ausgaben in Ihrem Buchhaltungssystem fehlen oder falsch sind:

• Bestätigen Sie zunächst, ob sie tatsächlich fehlen oder nur an einer unerwarteten Stelle gebucht wurden (zum Beispiel falsches Konto oder falsches Journal).
• Wenn Sie den Export erneut durchführen, prüfen Sie bitte, ob Ihr Buchhaltungssystem:
  • einen bestehenden Eintrag aktualisiert oder
  • einen neuen Eintrag anlegt (was zu Doppelbuchungen führen kann)

Wenn Sie unsicher sind, testen Sie den Vorgang zunächst mit einer einzelnen Ausgabe, bevor Sie einen gesamten Batch erneut exportieren.

4) Legen Sie einen klaren Monatsabschlussprozess fest

Ein konsistenter Abschlussprozess trägt dazu bei, „Korrekturen“ zu reduzieren, die zu doppelten Exporten führen.

• Legen Sie einen Stichtag für die Einreichung von Belegen und die Kodierung fest.
• Exportieren Sie, sobald die Frist abgelaufen ist.
• Vermeiden Sie Zuordnungsänderungen während des Exports (oder dokumentieren Sie genau, was sich wann geändert hat).

Wenn Sie bereits Duplikate haben

Wenn Sie bereits Duplikate sehen, müssen Sie in der Regel Folgendes tun:

1. Ermitteln Sie, welche Einträge Duplikate sind (oft am einfachsten durch Vergleich von Betrag, Datum, Händler:in und Referenzfeldern).
2. Löschen Sie die Duplikate in Ihrem Buchhaltungssystem (Pleo kann Einträge, die bereits in Ihrem Buchhaltungstool existieren, nicht automatisch entfernen).
3. Beheben Sie die Ursache (Bank-Feed-Überschneidung, wiederholter Import oder das Verhalten beim erneuten Export).

Häufige Fragen

Kann ich einen Export aus Pleo rückgängig machen?
Sobald Ausgaben exportiert wurden, können Sie den Export in der Regel nicht selbst rückgängig machen. Wenn Sie einen Export haben, der rückgängig gemacht werden muss, kontaktieren Sie den Support (was möglich ist, hängt von der jeweiligen Situation und der Schnittstelle ab).

Ich verwende Xero und sehe Duplikate – was soll ich tun?
Wenn Sie doppelte Ausgaben in Xero sehen, müssen Sie die Duplikate manuell löschen. Wenn dies weiterhin passiert, kontaktieren Sie den Support (dies kann mit dem Exportverhalten und/oder der Bank-Feed-Einrichtung zusammenhängen).