Hoe je dubbele boekhoudingsitems voorkomt

Dubbele items ontstaan meestal wanneer dezelfde Pleo-uitgaven meer dan een keer worden geëxporteerd (of geïmporteerd) - bijvoorbeeld door een combinatie van een Pleo-export en een bankfeed, of door opnieuw te exporteren na wijzigingen. Deze gids legt de meest voorkomende oorzaken uit en hoe je ze kunt voorkomen.

Waarom dubbele items ontstaan

1) Dezelfde uitgave wordt via twee verschillende routes geïmporteerd

Dit gebeurt meestal wanneer je:

• uitgaven exporteert uit Pleo, en
• dezelfde kaarttransacties in je boekhoudsysteem importeert via een bankfeed (of een andere koppeling)

Resultaat: je hebt uiteindelijk twee versies van dezelfde uitgave in je boekhoudsysteem.

2) Uitgaven worden meer dan eens geëxporteerd

Afhankelijk van het boekhoudsysteem/de integratie kunnen dubbele items ontstaan als je:

• items opnieuw exporteert die al zijn geëxporteerd
• hetzelfde exportbestand twee keer importeert
• een import opnieuw uitvoert na het wijzigen van koppelingen, zonder de vorige import in het boekhoudsysteem op te schonen

3) Je hebt koppelingen/instellingen gewijzigd en opnieuw geëxporteerd om ontbrekende gegevens te 'repareren'

Als een export is mislukt of er gegevens ontbraken (bijvoorbeeld door wijzigingen in koppelingen), is het verleidelijk om opnieuw te exporteren.

In sommige systemen zorgt opnieuw exporteren ervoor dat er een nieuw item wordt aangemaakt in plaats van het oorspronkelijke te updaten, waardoor dubbelen kunnen ontstaan.

Hoe je dubbele items voorkomt

1) Gebruik één bron van waarheid in je boekhoudsysteem

Bepaal hoe Pleo-uitgaven je boekhouding moeten bereiken en houd je aan één route.

• Als je uitgaven exporteert uit Pleo (via integratie of bestand), overweeg dan om diezelfde transacties uit te sluiten van je workflow op basis van bankfeeds (hoe je dit doet, hangt af van je boekhoudsysteem).
• Als je boekhoudsysteem bankfeeds moet gebruiken, stem dan af of geëxporteerde uitgaven van Pleo nog steeds moeten worden geïmporteerd (in de meeste gevallen: vermijd het gebruik van beide).

2) Voorkom dat je hetzelfde bestand twee keer importeert (aangepaste exports)

Doe het volgende als je Excel-/csv-bestanden exporteert uit Pleo:

1. Sla exports op in een speciale map (bijvoorbeeld: 'Pleo-exports - juli 2026')
2. Geef bestanden duidelijke namen (vermeld de exportdatum/-tijd en de periode)
3. Bevestig vóór het importeren dat het bestand nog niet eerder is geïmporteerd
4. Als je een import opnieuw moet doen, verwijder of draai de vorige import in je boekhoudsysteem dan eerst terug (als je systeem dit ondersteunt)

3) Wees voorzichtig met opnieuw exporteren uit Pleo

Als uitgaven ontbreken of onjuist zijn in je boekhoudsysteem:

• Bevestig eerst of ze echt ontbreken of alleen op een onverwachte plek zijn geboekt (bijvoorbeeld op het verkeerde account of in het verkeerde logboek)
• Als je opnieuw exporteert, controleer dan of je boekhoudsysteem:
  • een bestaand item bijwerkt, of
  • een nieuw item maakt (wat dubbele items kan veroorzaken)

Als je het niet zeker weet, test dan met één enkele uitgave voordat je een volledige batch opnieuw exporteert.

4) Stel een duidelijk maandafsluitingsproces in

Een consistent afsluitingsproces helpt het aantal 'herstelacties' te verminderen die tot dubbele exports leiden.

• Stel een afsluitingsdatum in voor het indienen van bonnetjes en het coderen
• Exporteer zodra de periode gereed is
• Vermijd het wijzigen van koppelingen tijdens een export (of leg precies vast wat er is gewijzigd en wanneer)

Als je al dubbele items hebt

Als je al dubbele items ziet, moet je doorgaans het volgende doen:

1. Bepaal welke items dubbele items zijn (vaak het makkelijkst door bedrag, datum, leverancier en referentievelden te vergelijken).
2. Verwijder de dubbele items in je boekhoudsysteem (Pleo kan items die al in je accounting tool bestaan niet automatisch verwijderen).
3. Los de onderliggende oorzaak op (overlap met bankfeed, herhaalde import of gedrag bij opnieuw exporteren).

Veelgestelde vragen

Kan ik een export uit Pleo ongedaan maken?
Zodra uitgaven zijn geëxporteerd, kun je de export in de regel niet zelf ongedaan maken. Als je een export hebt die moet worden teruggedraaid, neem dan contact op met de ondersteuning (wat mogelijk is, hangt af van de specifieke situatie en integratie).

Ik gebruik Xero en zie dubbele items, wat moet ik doen?
Als je dubbele uitgaven ziet in Xero, moet je de dubbele items handmatig verwijderen. Als dit blijft gebeuren, neem dan contact op met de ondersteuning (dit kan te maken hebben met het exportgedrag en/of de instelling van de bankfeed).