Comment éviter les doublons dans les entrées comptables

Un doublon survient lorsqu’une même dépense Pleo est exportée (ou importée) plusieurs fois (par exemple, si elle provient à la fois d’une exportation Pleo et d’un flux bancaire, ou si une exportation est relancée après des modifications). Ce guide présente les causes les plus courantes et explique comment les éviter.

Pour quelles raisons peut-il y avoir des doublons ?

1) Une même dépense est importée par deux routes différentes

Cela se produit généralement lorsque vous :

• exportez des dépenses depuis Pleo ; et
• importez les mêmes transactions par carte dans votre système de comptabilité via un flux bancaire (ou une autre connexion).

Résultat : deux versions d’une même dépense sont créées dans votre système de comptabilité.

2) Une dépense a été exportée plus d’une fois

En fonction du système de comptabilité/de l’intégration, des doublons peuvent être générés si vous :

• réexportez des items qui ont déjà été exportés ;
• importez deux fois le même fichier d’exportation ;
• relancez une importation après avoir modifié les correspondances, sans nettoyer l’importation précédente dans le système de comptabilité.

3) Vous avez modifié les correspondances ou les paramètres, puis procédé à une nouvelle exportation pour « corriger » les données manquantes

Si une exportation échoue ou s’il manque des données (par exemple en raison de modifications des correspondances), il peut être tentant de relancer l’exportation.

Dans certains systèmes, relancer une exportation crée une nouvelle entrée au lieu de mettre à jour l’entrée originale, ce qui peut générer des doublons.

Comment éviter les doublons ?

1) Utilisez une seule source de vérité dans votre système de comptabilité

Déterminez la façon dont les dépenses Pleo doivent être transmises à la comptabilité et utilisez toujours la même méthode.

• Si vous exportez des dépenses depuis Pleo (via une intégration ou un fichier), veillez à exclure ces mêmes transactions de votre processus basé sur les flux bancaires (la procédure dépend de votre système de comptabilité).
• Si votre système de comptabilité doit utiliser des flux bancaires, déterminez s’il est nécessaire de continuer à importer les dépenses exportées depuis Pleo (dans la plupart des cas, il veut mieux éviter d’utiliser les deux).

2) N’importez pas deux fois le même fichier (exportations personnalisées)

Si vous exportez des fichiers Excel ou csv depuis Pleo :

1. Enregistrez les exportations dans un dossier dédié (par exemple « Exportations Pleo – juillet 2026 »).
2. Nommez clairement vos fichiers (en indiquant la date et l’heure d’exportation, ainsi que la période).
3. Avant l’importation, assurez-vous que le fichier n’a pas déjà été importé.
4. Si vous devez relancer une importation, supprimez ou annulez d’abord l’importation précédente dans votre système de comptabilité (si votre système le permet).

3) Faites preuve de vigilance lorsque vous relancez une exportation depuis Pleo

Si certaines dépenses sont manquantes ou erronées dans votre système de comptabilité :

• Commencez par vérifier si ces dépenses sont réellement manquantes ou si elles apparaissent simplement au mauvais endroit (par exemple sur le mauvais compte ou dans le mauvais journal).
• Si vous relancez l’exportation, vérifiez si votre système de comptabilité :
  • mettra à jour une entrée existante ; ou
  • créera une nouvelle entrée (ce qui peut donner lieu à des doublons).

En cas de doute, faites un essai avec une seule dépense avant de relancer l’exportation d’un lot complet.

4) Définissez un processus clair de clôture mensuelle

Un processus de clôture cohérent permet de réduire les « corrections », qui peuvent donner lieu à des doublons lors des exportations.

• Définissez une date limite pour la soumission et le codage des reçus.
• Procédez à l’exportation une fois la période clôturée.
• Évitez de modifier les correspondances en cours d’exportation (ou documentez précisément ce qui a changé et à quel moment).

Si vous constatez déjà des doublons

Si vous constatez déjà des doublons :

1. Identifiez quelles entrées sont des doublons (le plus simple est souvent de comparer le montant, la date, le commerçant et les champs de référence).
2. Supprimez les doublons dans votre système de comptabilité (Pleo ne peut pas supprimer automatiquement des entrées qui existent déjà dans votre logiciel de comptabilité).
3. Corrigez la cause profonde (chevauchement avec le flux bancaire, importation répétée ou gestion de la réexportation).

Questions fréquentes

Puis-je annuler une exportation depuis Pleo ?
Une fois les dépenses exportées, vous ne pouvez généralement pas annuler vous‑même l’exportation. Si vous devez annuler une exportation, contactez l’équipe support (les possibilités dépendent de la situation spécifique et de l’intégration utilisée).

J’utilise Xero et je constate des doublons. Que dois‑je faire ?
Si vous voyez des dépenses en double dans Xero, vous devrez supprimer manuellement les doublons. Si le problème persiste, contactez l’équipe support (cela peut être lié à la gestion des exportations et/ou à la configuration du flux bancaire).