Hur du undviker dubbletter i bokföringsposter

Dubblettposter uppstår vanligtvis när samma Pleo-utgifter exporteras (eller importeras) mer än en gång – till exempel genom en kombination av en Pleo-export och ett bankflöde, eller genom återexport efter ändringar. Den här guiden förklarar de vanligaste orsakerna och hur du kan förebygga dem.

Varför dubbletter uppstår

1) Samma utgift importeras via två olika rutter

Detta händer vanligtvis när du:

• exporterar utgifter från Pleo och
• importerar samma korttransaktioner till ditt bokföringsprogram via ett bankflöde (eller en annan anslutning)

Resultat: du får två versioner av samma utgift i ditt bokföringsprogram.

2) Utgifter exporteras mer än en gång

Beroende på bokföringsprogram/integration kan dubbletter uppstå om du:

• exporterar artiklar som redan har exporterats igen
• importerar samma exportfil två gånger
• kör en import igen efter att ha ändrat mappningar utan att rensa upp föregående import i bokföringsprogrammet

3) Du ändrade mappningar/inställningar och exporterade igen för att ”fixa” saknade data

Om en export misslyckades eller data saknades (till exempel på grund av ändrade mappningar) kan det vara frestande att exportera igen.

I vissa system skapar en ny export en ny post istället för att uppdatera den ursprungliga – vilket kan skapa dubbletter.

Så här undviker du dubbla poster

1) Använd en sanningskälla i ditt bokföringsprogram

Bestäm hur Pleo-utgifter ska nå bokföringen och håll dig till en rutt.

• Om du exporterar utgifter från Pleo (via integration eller fil) kan du överväga att exkludera samma transaktioner från ditt arbetsflöde baserat på bankflöden (hur du gör detta beror på ditt bokföringsprogram).
• Om ditt bokföringsprogram måste använda bankflöden, kom överens om huruvida Pleo-exporterade utgifter ändå ska importeras (i de flesta fall: undvik att använda båda).

2) Undvik att importera samma fil två gånger (anpassade exporter)

Om du exporterar Excel-/CSV-filer från Pleo:

1. Spara exporter i en särskild mapp (till exempel ”Pleo-exporter – juli 2026”)
2. Namnge filer tydligt (inkludera exportdatum/-tid och perioden)
3. Innan du importerar, bekräfta att filen inte redan har importerats
4. Om du behöver göra om en import, radera eller återför först den tidigare importen i ditt bokföringsprogram (om ditt system stöder det)

3) Var försiktig med att exportera igen från Pleo

Om utgifter saknas eller är felaktiga i ditt bokföringsprogram:

• Bekräfta först om de faktiskt saknas eller bara har bokförts på ett oväntat ställe (till exempel fel konto eller fel journal)
• Om du exporterar igen, kontrollera om ditt bokföringsprogram kommer att:
  • uppdatera en befintlig post, eller
  • skapa en ny post (vilket kan orsaka dubbletter)

Om du är osäker, testa med en enstaka utgift innan du exporterar om en hel batch.

4) Sätt upp en tydlig process för månadsavslut

En konsekvent avslutsprocess hjälper till att minska ”åtgärder” som leder till dubbla exporter.

• Sätt ett brytdatum för insändning av kvitton och kontering
• Exportera när perioden är klar
• Undvik att ändra mappningar mitt under en export (eller dokumentera exakt vad som ändrades och när)

Om du redan har dubbletter

Om du redan ser dubbletter behöver du vanligtvis:

1. Identifiera vilka poster som är dubbletter (ofta enklast genom att jämföra belopp, datum, köpställe och referensfält).
2. Radera dubbletterna i ditt bokföringsprogram (Pleo kan inte automatiskt ta bort poster som redan finns i ditt bokföringsprogram).
3. Åtgärda grundorsaken (överlappande bankflöde, upprepad import eller beteende vid återexport).

Vanliga frågor

Kan jag återställa en export från Pleo?
När utgifter har exporterats kan du i regel inte återställa exporten själv. Om du har en export som behöver återställas, Kontakta supporten (vad som är möjligt beror på den specifika situationen och integrationen).

Jag använder Xero och ser dubbletter – vad ska jag göra?
Om du ser dubblerade utgifter i Xero måste du manuellt radera dubbletterna. Om det fortsätter att hända, Kontakta supporten (detta kan vara relaterat till exportbeteende och/eller inställningar för bankflöde).