Como evitar lançamentos contabilísticos duplicados

Os lançamentos duplicados ocorrem normalmente quando as mesmas despesas da Pleo são exportadas (ou importadas) mais do que uma vez (por exemplo, através de uma combinação entre uma exportação da Pleo e uma transmissão bancária, ou quando voltas a exportar depois de fazeres alterações). Este guia explica as causas mais comuns e como as evitar.

Porque surgem duplicados

1) A mesma despesa é importada através de dois métodos diferentes

Isto acontece normalmente quando:

• exportas despesas da Pleo; e
• importas as mesmas transações de cartão para o teu sistema de contabilidade através de uma transmissão bancária (ou de outra ligação)

Resultado: ficas com duas versões da mesma despesa no teu sistema de contabilidade.

2) As despesas são exportadas mais do que uma vez

Dependendo do sistema de contabilidade ou da integração, podem surgir duplicados se:

• voltares a exportar itens que já tinham sido exportados
• importares o mesmo ficheiro de exportação duas vezes
• voltares a executar uma importação depois de alterares os mapeamentos, sem eliminares primeiro a importação anterior no sistema de contabilidade

3) Alteraste os mapeamentos ou as definições e voltaste a exportar para "corrigir" dados em falta

Se uma exportação falhar ou tiver dados em falta (por exemplo, devido a alterações nos mapeamentos), pode ser tentador exportar novamente.

Em alguns sistemas, uma nova exportação cria um novo lançamento em vez de atualizar o original, o que pode gerar duplicados.

Como evitar lançamentos duplicados

1) Utiliza uma única fonte fidedigna no teu sistema de contabilidade

Decide como é que as despesas da Pleo devem chegar à contabilidade e utiliza sempre o mesmo método.

• Se exportares despesas da Pleo (através de uma integração ou de um ficheiro), considera excluir essas mesmas transações do teu fluxo de trabalho baseado em transmissões bancárias (a forma de o fazer depende do teu sistema de contabilidade).
• Se o teu sistema de contabilidade tiver de utilizar transmissões bancárias, define se as despesas exportadas pela Pleo também devem ser importadas (na maioria dos casos, deves evitar utilizar os dois métodos).

2) Evita importar o mesmo ficheiro duas vezes (exportações personalizadas)

Se exportares ficheiros Excel/CSV da Pleo:

1. Guarda as exportações numa pasta específica (por exemplo, "Exportações da Pleo – julho de 2026")
2. Atribui nomes claros aos ficheiros (incluindo a data e hora da exportação e o período abrangido)
3. Antes de importares um ficheiro, confirma que ainda não foi importado
4. Se precisares de repetir uma importação, elimina ou reverte primeiro a importação anterior no teu sistema de contabilidade (caso o sistema o permita)

3) Tem cuidado ao voltares a exportar a partir da Pleo

Se houver despesas em falta ou incorretas no teu sistema de contabilidade:

• Começa por confirmar se estão realmente em falta ou se foram simplesmente lançadas num local inesperado (por exemplo, na conta ou no registo errado)
• Se voltares a exportá-las, verifica se o teu sistema de contabilidade vai:
  • atualizar um lançamento existente, ou
  • criar um novo lançamento (o que pode gerar duplicados)

Em caso de dúvida, testa primeiro com uma única despesa antes de voltares a exportar um lote completo.

4) Define um processo claro de fecho do mês

Um processo de fecho consistente ajuda a reduzir as "correções" que dão origem a exportações duplicadas.

• Define uma data-limite para a apresentação e classificação dos recibos
• Faz a exportação apenas quando o período estiver pronto
• Evita alterar os mapeamentos durante a exportação (caso o faças, documenta exatamente o que foi alterado e quando)

Se já tiveres duplicados

Se já estiveres a ver duplicados, normalmente tens de:

1. Identificar quais são os lançamentos duplicados (geralmente, a forma mais fácil é comparar o montante, a data, o comerciante e os campos de referência).
2. Eliminar os duplicados no teu sistema de contabilidade (a Pleo não consegue remover automaticamente lançamentos que já existam na tua ferramenta de contabilidade).
3. Corrigir a causa do problema (como a sobreposição com a transmissão bancária, uma importação repetida ou o comportamento da nova exportação).

Perguntas frequentes

Posso reverter uma exportação da Pleo?
Depois de as despesas serem exportadas, normalmente não podes reverter a exportação por tua conta. Se precisares de reverter uma exportação, contacta o Suporte (as opções disponíveis dependem da situação e da integração em causa).

Utilizo o Xero e vejo despesas duplicadas. O que devo fazer?
Se vires despesas duplicadas no Xero, tens de as eliminar manualmente. Se o problema continuar, contacta o Suporte (pode estar relacionado com o comportamento da exportação e/ou com a configuração da transmissão bancária).