Comment configurer vos tags

Dans Pleo, les tags vous aident à catégoriser vos dépenses pour correspondre à vos données de comptabilité. Cet article présente comment configurer, organiser, modifier et archiver vos tags pour maintenir votre comptabilité précise.

Configuration des tags

• Comment synchroniser vos tags avec votre système de comptabilité
• Comment importer des tags depuis un tableur à l’aide d’une exportation de fichier personnalisée
  
  

Gestion des tags

• Comment gérer les groupes de tags
• Comment surligner un groupe de tags
• Comment modifier des tags individuels
• Comment archiver ou supprimer des tags individuels

Comment synchroniser vos tags avec votre système de comptabilité

De nombreuses intégrations vous permettent d’importer des tags directement depuis votre système de comptabilité. Cliquez sur votre intégration comptable ci-dessous pour découvrir comment la configurer. 

• Intégration Visma e-conomic 
• Netsuite 
• Exact Online 
• Xero
• DATEV Unternehmen Online 
• Datev KR (Buchungsdatenservice Service) 
• Intégration Business Central v2 

Comment importer des tags depuis un tableur à l’aide d’une exportation de fichier personnalisée

1. Accédez aux Paramètres dans l’application Web Pleo
2. Cliquez sur Comptabilité
3. Accédez aux Tags
4. Cliquez sur Créer un groupe de tags
5. Saisissez manuellement un nom pour le groupe de tags
6. Cliquez sur Créer un groupe de tags > Importer > Tableur 
7. Sélectionnez Parcourir pour importer un tableur depuis votre ordinateur

Mappez les colonnes de votre tableur

Une fois votre fichier importé, vous devrez mapper les colonnes pour vous assurer que les données s’affichent correctement dans Pleo.

• Nom du tag : choisissez d’avoir un ou deux noms de tag par dépense. Par exemple, un employé pourrait sélectionner à la fois un « Pays » et un « Code de poste ». Pleo synchronise uniquement les colonnes correspondant aux noms que vous avez spécifiés.
• Identifiant de tag : utilisez ce champ pour un système de codage interne optionnel ou un code ERP. Les employés ne verront pas cet identifiant lorsqu’ils soumettront une dépense.
• Aperçu des tags : utilisez cette section pour voir exactement ce que les employés verront dans l’application.

Mettre à jour vos tags

Vous pouvez mettre à jour votre liste de tags manuellement en saisissant de nouveaux noms ou en réimportant un nouveau tableur.

Pour réimporter des tags

1. Assurez-vous que les noms de colonnes de votre tableur correspondent exactement au groupe de tags existant
2. Vérifiez que chaque ligne contient des informations uniques pour éviter les erreurs d’importation
3. Ajoutez de nouveaux tags à votre tableur existant et importez-le à nouveau

Gérer les groupes de tags

1. Dans Pleo, accédez aux Paramètres
2. Accédez à Comptabilité
3. Accédez aux Tags
4. Cliquez sur les trois points du groupe de tags spécifique
5. Archiver, Renommer ou Supprimer le tag
   

Comment surligner un groupe de tags

Vous pouvez contrôler la façon dont les tags apparaissent à votre équipe pour faciliter le processus d’envoi. Mettre en avant un groupe de tags le rend plus visible dans l’application lorsqu’un employé envoie une dépense.

Important : le comportement varie selon le type de dépense :

• Dépenses par carte : le tag est mis en évidence comme invite, mais la dépense peut tout de même être exportée sans tag.
• Notes de frais : le tag est requis avant que l’employé puisse l’envoyer. Utilisez cette option uniquement si vous souhaitez imposer le tag pour les demandes de remboursement de notes de frais.

1. Dans Pleo, accédez aux Paramètres
2. Accédez à Comptabilité
3. Accédez aux Tags
4. Cliquez sur un groupe de tags spécifique
5. Activez l’option Surligner ce groupe de tags 
6. L’application mobile surlignera le champ manquant dans la dépense
   
   

   
   

Modifier les tags individuels

Vous pouvez personnaliser l’apparence de certains tags et définir qui peut les voir au sein d’un groupe.

1. Dans Pleo, accédez aux Paramètres
2. Accédez à Comptabilité
3. Accédez aux Tags
4. Cliquez sur un tag spécifique pour le gérer
5. Modifiez la visibilité pour limiter qui voit le tag (non disponible pour les équipes multi-entités et au Royaume-Uni) :
   • Sélectionnez Disponibilité pour restreindre le tag à des équipes spécifiques
   • Utilisez le bouton Rendre le tag indisponible pour remplacer les sélections de l’équipe et masquer le tag pour tout le monde

Archiver ou supprimer des tags individuels

Si un tag spécifique n’est plus nécessaire, vous pouvez le supprimer de la liste active.

1. Dans Pleo, accédez aux Paramètres
2. Accédez à Comptabilité
3. Accédez aux Tags
4. Cliquez sur le tag spécifique
5. Cliquez sur Archiver ou Supprimer