Le budget ne se met pas à jour

Les budgets évoluent suivant les dépenses basées sur des tags (projet, équipe ou département, par exemple). Si un budget semble incorrect ou ne s’est pas mis à jour, cela est généralement lié au statut de la dépense (en attente ou réglée), à son stade d’approbation, ou à un tag ou une date incorrects.

1. Confirmez que la dépense porte le bon tag

Les budgets incluent uniquement les dépenses qui portent le(s) tag(s) associé(s) au budget.

1. Ouvrez la dépense que vous souhaitez voir incluse
2. Confirmez que le bon tag est appliqué (il doit correspondre au tag du budget)
3. Si le tag est manquant ou incorrect, mettez à jour le tag sur la dépense
4. Vérifiez de nouveau le budget total et la liste des dépenses dans le budget

Bon à savoir : si vous avez récemment modifié des tags, assurez-vous d’avoir mis à jour le tag sur la dépense que vous êtes en train de vérifier (et non sur une autre entrée ou un brouillon).

2. Confirmez que la date de la dépense se situe dans la période du budget

Les budgets comptabilisent uniquement les dépenses réalisées entre la date de début et la date de fin du budget.

1. Ouvrez le budget et relevez ses dates de début et de fin
2. Ouvrez la dépense et confirmez que la date de la dépense se situe dans cette période
3. Si elle se trouve en dehors de cet intervalle, la dépense ne sera pas comptabilisée

Bon à savoir : pour retirer une dépense d’un budget, il suffit de modifier sa date afin qu’elle se situe en dehors de la période du budget. La date de la dépense détermine sa prise en compte dans le budget.

3. Comprenez la différence entre « en attente » et « réglée » (ainsi que les validations)

L’aperçu du budget inclut à la fois les éléments réglés et en attente, mais le type exact d’éléments en attente/réglés ainsi que le stade d’avancement du processus de vérification sont des paramètres importants.

Si le total semble « bloqué », vérifiez si la dépense est :

• Toujours en attente
• En attente de vérification
• Pas encore approuvée (pour les notes de frais nécessitant une vérification)

Que faire ?

1. Ouvrez la dépense
2. Vérifiez son état actuel (en attente/réglée + statut de vérification/d’approbation)
3. Si vous êtes vérificateur ou administrateur, terminez l’étape de vérification ou d’approbation (le cas échéant), puis vérifiez à nouveau le budget

4. Assurez-vous que le budget est toujours actif

Les budgets peuvent être actifs, à venir ou fermés.

• Si le budget est fermé, il ne prendra pas en compte de nouvelles dépenses
• Si le tag lié à un budget actif est archivé, le budget est automatiquement fermé

Que faire ?

1. Ouvrez le budget et confirmez qu’il est actif
2. Confirmez que le tag associé n’a pas été archivé
3. Si le budget est fermé, créez un nouveau budget pour une nouvelle période (il n’est pas possible de rouvrir un budget clôturé)

5. Multi-entités : confirmez que vous êtes dans la bonne entité

Si votre organisation utilise les multi-entités, les budgets ne peuvent pas harmoniser les dépenses entre entités.

• Confirmez que vous consultez le budget de la bonne entité
• Si vous avez besoin de la même configuration pour une autre entité, créez-lui un budget distinct

Scénarios courants

La mise à jour ne se fait toujours pas ?

Si vous avez confirmé le tag, la période, le statut de vérification de la dépense et vérifié que le budget est actif, contactez l’Équipe support depuis votre compte Pleo et incluez les éléments suivants :

• Nom du budget
• Tag utilisé par le budget
• Lien/ID pour 1 à 2 exemples de dépenses qui devraient être incluses
• Capture d’écran de l’aperçu du budget et de la liste des dépenses