O orçamento não está a atualizar

Os orçamentos monitorizam os gastos com base nas etiquetas (por exemplo, projeto, equipa ou departamentos). Se um orçamento parecer incorreto ou não tiver sido atualizado, normalmente é devido ao estado da despesa (pendente ou regularizada), ao estado de aprovação ou a uma etiqueta ou data incorreta.

1. Confirma que a despesa tem a etiqueta correta

Os orçamentos só incluem despesas que tenham as etiquetas associadas ao orçamento.

1. Abre a despesa que esperas que seja incluída
2. Confirma se a etiqueta correta está aplicada (tem de coincidir com a etiqueta do orçamento)
3. Se estiver em falta ou incorreta, atualiza a etiqueta na despesa
4. Confirma novamente o orçamento total e a lista de despesas do orçamento

Informação útil: se alteraste recentemente as etiquetas, confirma se atualizaste a etiqueta na própria despesa que estás a ver (e não noutra entrada ou rascunho).

2. Confirma se a data da despesa está dentro do período do orçamento

Os orçamentos só contabilizam despesas realizadas entre as datas de início e fim do orçamento.

1. Abre o orçamento e tem atenção às datas de início e de fim
2. Abre a despesa e confirma que a data da despesa está dentro desse intervalo
3. Se estiver fora do intervalo, não será contabilizada

Informação útil: uma maneira de remover uma despesa de um orçamento é mudar a data da despesa para fora do período do orçamento. A data da despesa define se será incluída no orçamento.

3. Compreender pendente vs. regularizado (e aprovações)

A visão geral do orçamento inclui tanto os regularizados como os pendentes, mas o tipo exato de pendente/regularizado e se a revisão está concluída faz diferença.

Se o total parecer “preso", verifica se a despesa está:

• Ainda pendente
• A aguardar revisão
• Ainda não aprovada (para despesas por conta própria que requerem revisão)

O que fazer:

1. Abre a despesa
2. Verifica o estado atual (pendente/regularizado e situação de revisão/aprovação)
3. Se fores revisor ou administrador, conclui o passo de revisão/aprovação (se aplicável) e depois volta a verificar o orçamento

4. Garante que o orçamento ainda está ativo

Os orçamentos podem estar ativos, agendados ou fechados.

• Se o orçamento estiver fechado, não vai acompanhar novas despesas
• Se a etiqueta associada a um orçamento ativo for arquivado, o orçamento é automaticamente fechado

O que fazer:

1. Abre o orçamento e verifica se está ativo
2. Confirma que a etiqueta associada não está arquivada
3. Se o orçamento estiver fechado, cria um novo orçamento para um novo período de tempo (orçamentos fechados não podem ser reabertos)

5. Várias entidades: confirma que estás na entidade certa

Se a tua organização utilizar várias entidades, os orçamentos não conseguem consolidar despesas entre entidades.

• Confirma que estás a consultar o orçamento criado para a entidade correta
• Se precisares da mesma configuração noutra entidade, cria lá um orçamento separado

Cenários comuns

Continua sem atualizar?

Se já confirmaste a etiqueta, o intervalo de datas, o estado de revisão da despesa e que o orçamento está ativo, contacta o Suporte a partir da tua conta Pleo e inclui:

• Nome do orçamento
• Etiqueta utilizada pelo orçamento
• Ligação/ID para 1 a 2 despesas de exemplo que devem ser incluídas
• Captura de ecrã da visão geral do orçamento e lista de despesas do orçamento