Il budget non si aggiorna

I budget tengono traccia delle spese in base ai tag (ad esempio, progetto, team o reparto). Se un budget sembra errato o non si è aggiornato, di solito dipende dallo stato della spesa (in attesa o liquidata), dallo stato di approvazione oppure da un tag o una data errati.

1. Verifica che la spesa abbia il tag corretto

I budget includono solo le spese che hanno i tag collegati al budget.

1. Apri la spesa che pensi debba essere inclusa
2. Verifica che sia applicato il tag corretto (deve corrispondere al tag del budget)
3. Se manca o non è corretto, aggiorna il tag sulla spesa
4. Ricontrolla il budget totale e l'elenco delle spese del budget

Informazioni utili: se hai cambiato tag di recente, controlla di aver aggiornato il tag sulla spesa effettiva che stai guardando (non su una voce di bozza/differente).

2. Controlla che la data della spesa sia compresa nel periodo del budget

I budget considerano solo le spese effettuate tra la data di inizio e quella di fine del budget.

1. Apri il budget e prendi nota della data di inizio e fine
2. Apri la spesa e verifica che la data della spesa rientri in quel periodo
3. Se è fuori dall'intervallo, non verrà conteggiata

Informazioni utili: un modo per rimuovere una spesa da un budget è cambiare la data della spesa in modo che cada al di fuori del periodo del budget. La data della spesa determina se viene inclusa nel budget.

3. Comprendi la differenza tra “in attesa”, “liquidata” e le approvazioni

Nei budget di Pleo, mostriamo sia le spese liquidate che quelle in attesa nella panoramica del budget, così puoi monitorare le spese in tempo reale. Tuttavia, il tipo esatto di spesa in attesa/liquidata e lo stato di completamento della revisione fanno la differenza.

Che cosa significa "in attesa"?

Una spesa con carta in attesa indica che il pagamento è stato autorizzato ma non è ancora definitivo. L’importo può ancora cambiare prima che venga liquidato (diventi definitivo). Anche le spese di tasca propria possono essere in attesa mentre sono in fase di revisione

• Spese liquidate = spesa confermata (spese con carta liquidate + spese di tasca propria approvate, oppure quelle che non richiedono revisione)
• Spese in attesa = spese in corso (spese con carta in attesa + spese di tasca propria in attesa di revisione)

Poiché le spese in attesa sono incluse, il tuo budget può sembrare più "utilizzato" anche prima che tutto sia completamente liquidato/approvato. Questo ti aiuta a individuare eventuali spese eccessive in anticipo.

Cosa fare se il totale sembra bloccato? 

Verifica se la spesa è ancora in attesa, in attesa di revisione o non ancora approvata (per le spese di tasca propria che richiedono la revisione).

1. Apri la spesa
2. Controlla il suo stato attuale (in attesa/liquidata + stato di revisione/approvazione)
3. Se sei revisore o amministratore, completa il passaggio di revisione/approvazione (se applicabile), poi ricontrolla il budget

4. Assicurati che il budget sia ancora attivo

I budget possono essere attivi, in arrivo o chiusi.

• Se il budget è chiuso, non traccerà nuove spese
• Se il tag collegato a un budget attivo viene archiviato, il budget viene automaticamente chiuso

Cosa fare:

1. Apri il budget e verifica che sia attivo
2. Verifica che il tag collegato non sia stato archiviato
3. Se il budget è chiuso, crea un nuovo budget per un nuovo periodo di tempo (i budget chiusi non possono essere riaperti)

5. Entità multiple: assicurati di essere nell’entità corretta

Se la tua organizzazione usa entità multiple, i budget non possono consolidare la spesa tra le entità.

• Verifica di visualizzare il budget creato per l’entità corretta
• Se ti serve la stessa configurazione in un'altra entità, crea un budget separato

Situazioni comuni

Non si aggiorna ancora?

Se hai confermato tag + intervallo di date + stato della spesa/revisione + budget attivo, contatta il supporto dal tuo account Pleo e includi:

• Nome budget
• Tag utilizzato dal budget
• Link/ID per 1-2 esempi di spese che dovrebbero essere inclusi
• Screenshot della panoramica del budget + elenco delle spese del budget