Remboursement des dépenses en double

Cet article explique l’avertissement de doublon qui peut s’afficher lorsque vous soumettez une note de frais (remboursement) dans Pleo, ainsi que la marche à suivre.

Qu’est-ce que l’avertissement de doublon ?

Lorsque vous soumettez une note de frais, Pleo vérifie si une dépense similaire existe déjà.

Un avertissement de doublon peut apparaître lorsque Pleo trouve une autre dépense identique :

• Date de l’opération
• Montant
• Commerçant

Raisons courantes pour lesquelles vous voyez cet avertissement :

• La dépense a déjà été soumise, et vous la soumettez de nouveau.
• Le même reçu a été utilisé pour plusieurs dépenses.
• Deux achats différents coïncident au niveau de la date, du montant et du commerçant.

Quelle est la marche à suivre ?

1. Cliquez sur les détails de l’avertissement et vérifiez la dépense que Pleo signale comme correspondance possible.
2. S’il s’agit du même achat :
   • Ne le soumettez pas de nouveau.
   • Si vous l’avez déjà soumis deux fois, supprimez le doublon (celui qui ne doit pas être remboursé).
3. S’il s’agit d’un achat différent :
   • Continuez l’envoi ; cliquez tout de même sur Soumettre.
   • Ajoutez un court commentaire dans la description de la dépense pour expliquer pourquoi il ne s’agit pas d’un doublon, par exemple : « Achat séparé chez le même commerçant ».
   • Si vous soumettez tout de même la dépense, Pleo affichera un message d’information sur la dépense (visible par l’employé et le vérificateur), signalant qu’il pourrait s’agir d’un doublon et incluant un lien vers la dépense d’origine.

Pour éviter les doublons

• Soumettez chaque reçu une seule fois.
• Si vous devez apporter des modifications, modifiez la dépense existante plutôt que d’en créer une nouvelle.
• Si vous avez payé en espèces et que vous avez ensuite aussi payé par carte pour le même item, soumettez uniquement la méthode de paiement qui doit être remboursée.