Dubbele uitgaven voor terugbetalingen

In dit artikel leer je meer over de waarschuwing over dubbele uitgaven die je mogelijk ziet wanneer je een zelf voorgeschoten uitgave (terugbetaling) indient in Pleo, en wat je daarna kunt doen.

Wat betekent de waarschuwing over dubbele uitgaven?

Wanneer je een zelf voorgeschoten uitgave indient, controleert Pleo of er al een vergelijkbare uitgave bestaat.

Je ziet mogelijk een waarschuwing over dubbele uitgaven wanneer Pleo een andere uitgave vindt met dezelfde of hetzelfde:

• Uitvoerdatum
• Bedrag
• Leverancier

Veelvoorkomende redenen waarom je deze waarschuwing ziet:

• De uitgave is eerder ingediend en je dient deze nu opnieuw in.
• Hetzelfde bonnetje is gebruikt voor meer dan één uitgave.
• Twee verschillende aankopen kwamen toevallig overeen qua datum, bedrag en leverancier.

De volgende stappen

1. Open de waarschuwingsinformatie en controleer de uitgave die Pleo als mogelijke match markeert.
2. Als het om dezelfde aankoop gaat:
   • Dien de uitgave niet opnieuw in.
   • Als je de uitgave al twee keer hebt ingediend, verwijder je de dubbele uitgave (de uitgave die niet terugbetaald moet worden).
3. Als het om een andere aankoop gaat:
   • Ga door met indienen. Klik toch op Indienen.
   • Voeg een korte opmerking toe in de uitgavebeschrijving waarin je uitlegt waarom dit geen dubbele uitgave is, zoals 'Afzonderlijke aankoop bij dezelfde leverancier'.
   • Als je de uitgave toch indient, toont Pleo een informatief bericht bij de uitgave (voor zowel de werknemer als de beoordelaar), waarin staat dat het mogelijk om een dubbele uitgave gaat. Het bericht bevat ook een link naar de originele uitgave.

Om dubbele uitgave te voorkomen:

• Dien elk bonnetje maar één keer in.
• Als je iets wilt aanpassen, bewerk dan de bestaande uitgave in plaats van een nieuwe aan te maken.
• Als je met cash hebt betaald en later ook met een kaart voor hetzelfde item, moet je alleen de uitgave indienen die terugbetaald moet worden.