Os orçamentos monitorizam os gastos com base nas etiquetas (por exemplo, projeto, equipa ou departamentos). Se um orçamento parecer incorreto ou não tiver sido atualizado, normalmente é devido ao estado da despesa (pendente ou regularizada), ao estado de aprovação ou a uma etiqueta ou data incorreta.
1. Confirma que a despesa tem a etiqueta correta
Os orçamentos só incluem despesas que tenham as etiquetas associadas ao orçamento.
- Abre a despesa que esperas que seja incluída
- Confirma se a etiqueta correta está aplicada (tem de coincidir com a etiqueta do orçamento)
- Se estiver em falta ou incorreta, atualiza a etiqueta na despesa
- Confirma novamente o orçamento total e a lista de despesas do orçamento
Informação útil: se alteraste recentemente as etiquetas, confirma se atualizaste a etiqueta na própria despesa que estás a ver (e não noutra entrada ou rascunho).
2. Confirma se a data da despesa está dentro do período do orçamento
Os orçamentos só contabilizam despesas realizadas entre as datas de início e fim do orçamento.
- Abre o orçamento e tem atenção às datas de início e de fim
- Abre a despesa e confirma que a data da despesa está dentro desse intervalo
- Se estiver fora do intervalo, não será contabilizada
Informação útil: uma maneira de remover uma despesa de um orçamento é mudar a data da despesa para fora do período do orçamento. A data da despesa define se será incluída no orçamento.
3. Compreender pendente vs. regularizado (e aprovações)
Nos orçamentos da Pleo, mostramos tanto as despesas regularizadas como as pendentes na visão geral do orçamento, para que possas monitorizar os gastos em tempo real, mas o tipo exato de despesa pendente/regularizada e se a revisão está concluída fazem diferença.
O que significa "pendente"?
Uma despesa do cartão pendente significa que o pagamento foi autorizado, mas ainda não está finalizado. O montante ainda pode mudar antes de a despesa ser regularizada (final). As despesas por conta própria também podem estar pendentes enquanto aguardam revisão
- Despesas regularizadas = gastos confirmados (despesas do cartão regularizadas + despesas por conta própria aprovadas ou que não requerem revisão)
- Despesas pendentes = despesas em curso (despesas do cartão pendentes + despesas por conta própria a aguardar revisão)
Como as despesas pendentes estão incluídas, o teu orçamento pode parecer mais "utilizado" mesmo antes de tudo estar totalmente regularizado/aprovado. Isto ajuda-te a identificar potenciais excessos de orçamento mais cedo.
O que fazer se o total parecer bloqueado?
Verifica se a despesa ainda está pendente, a aguardar revisão ou ainda não foi aprovada (no caso de despesas por conta própria que exigem revisão).
- Abre a despesa
- Verifica o estado atual (pendente/regularizado e situação de revisão/aprovação)
- Se fores revisor ou administrador, conclui o passo de revisão/aprovação (se aplicável) e depois volta a verificar o orçamento
4. Garante que o orçamento ainda está ativo
Os orçamentos podem estar ativos, agendados ou fechados.
- Se o orçamento estiver fechado, não vai acompanhar novas despesas
- Se a etiqueta associada a um orçamento ativo for arquivado, o orçamento é automaticamente fechado
O que fazer:
- Abre o orçamento e verifica se está ativo
- Confirma que a etiqueta associada não está arquivada
- Se o orçamento estiver fechado, cria um novo orçamento para um novo período de tempo (orçamentos fechados não podem ser reabertos)
5. Várias entidades: confirma que estás na entidade certa
Se a tua organização utilizar várias entidades, os orçamentos não conseguem consolidar despesas entre entidades.
- Confirma que estás a consultar o orçamento criado para a entidade correta
- Se precisares da mesma configuração noutra entidade, cria lá um orçamento separado
Cenários comuns
O meu orçamento total não mudou depois de enviar uma nova despesa
Muito provavelmente:
- Etiqueta errada/em falta
- Data fora do período do orçamento
- Pendente/a aguardar revisão
Solução: segue os Pontos 1 a 3.
O meu orçamento inclui uma despesa inesperada
Muito provavelmente:
- A despesa tem a etiqueta de orçamento
- A data está dentro do período do orçamento
Opções de solução:
- Remove a etiqueta ou
- Ajusta a data para que fique fora do período (se estiver correto para o teu processo)
O meu orçamento deixou de atualizar
Muito provavelmente:
- O orçamento foi fechado, ou
- A etiqueta foi arquivada (fecha automaticamente o orçamento)
Solução: Ponto 4.
Continua sem atualizar?
Se já confirmaste a etiqueta, o intervalo de datas, o estado de revisão da despesa e que o orçamento está ativo, contacta o Suporte a partir da tua conta Pleo e inclui:
- Nome do orçamento
- Etiqueta utilizada pelo orçamento
- Ligação/ID para 1 a 2 despesas de exemplo que devem ser incluídas
- Captura de ecrã da visão geral do orçamento e lista de despesas do orçamento
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