Resolução de problemas de exportação falhada

Se a tua exportação falhar, a mensagem de erro geralmente indica o que tens de corrigir. Utiliza este guia para identificar rapidamente a causa, desbloquear a tua exportação e saber quando deves contactar o Suporte.

Antes de começar

O que vais precisar:

• Acede a Exportar e Definições → Contabilidade na Pleo (normalmente uma função de administrador ou de controlador).
• A mensagem de erro exata apresentada na Pleo (copia/cola-a, se possível).
• O nome da tua integração da contabilidade (por exemplo, Datev, e-conomic, Xero, Exact Online, Business Central) ou se estás a exportar um ficheiro (CSV/XLSX).

1) Identificar o tipo de erro

Começa por verificar que tipo de mensagem estás a receber:

• Uma mensagem de erro clara (por exemplo, "Tarefa de exportação expirada", "A validação falhou", "Ano contabilístico em falta", "Ano fiscal…").
• Uma mensagem do tipo "ocorreu um erro"/tempo limite excedido.
• Um erro de recibo/anexo (o ficheiro é demasiado grande, corrompido, falha ao exportar o recibo).
• Uma mensagem do tipo "uma despesa bloqueia o lote" (erro genérico/crítico acompanhado de um erro mais específico).

2) Verifica no Centro de ajuda o erro exato

Se vires uma mensagem de erro específica, pesquisa o texto exato no Centro de ajuda da Pleo. Muitos erros de exportação têm passos de resolução dedicados.

Exemplos de padrões de erro comuns:

• Tarefa de exportação expirada: muitas vezes resolvido ao desassociar e voltar a associar a integração da contabilidade
• A validação falhou: muitas vezes relacionado com contas bloqueadas/inválidas ou códigos/etiquetas que não correspondem ao que o sistema de contabilidade aceita
• Ano fiscal/ano contabilístico em falta/sem ano aberto: geralmente significa que o ano/período está em falta ou fechado no teu sistema de contabilidade
• O recibo/anexo falhou: muitas vezes causado por um recibo demasiado grande/corrompido ou não aceite pela integração

3) Tentar novamente com um lote pequeno (para reduzir a causa)

Os problemas de exportação são muito mais fáceis de resolver quando reduzes o âmbito.

1. Acede a Exportação
2. Seleciona um lote pequeno (por exemplo, 1 a 5 despesas)
3. Exportar novamente

Como interpretar o resultado:

• Se um lote pequeno funcionar, é provável que uma (ou algumas) das despesas do lote maior sejam a causa
• Se um lote pequeno continuar a falhar, é mais provável que seja um problema de configuração ou de ligação

4) Isolar a despesa que bloqueia a exportação (se o lote pequeno funcionar)

Se o lote pequeno funcionar, o passo seguinte é encontrar a despesa específica que está a causar a falha.

1. Exporta uma despesa (ou um conjunto muito pequeno)
2. Se tiver sucesso, adiciona mais algumas e exporta novamente
3. Repete até falhar, a última despesa adicionada é normalmente a causa raiz

Na despesa com falha, verifica se existem valores em falta ou inválidos (consoante a tua configuração):

• Mapeamento de categoria/conta
• Etiquetas (centros de custo/departamentos/projeto)
• Código de IVA/imposto
• Campos de fornecedor/fatura (se estiveres a exportar faturas)
• Anexo do recibo (tamanho/formato)

5) Testar por tipo de gasto (para identificar uma má configuração)

Por vezes, as falhas são específicas de um tipo de gasto. Tenta exportar separadamente:

• Despesas do cartão
• Reembolsos/despesas por conta própria
• Faturas (se estiverem ativas)
• Quilometragem (se aplicável)

Se apenas um tipo de despesa falhar, o problema está normalmente ligado aos campos obrigatórios desse fluxo de trabalho ou ao mapeamento de exportação.

6) Faz verificações do ano/período fiscal (especialmente no fim do ano)

O fecho de ano é uma altura comum para falhas de exportação. Se estiveres a exportar entre anos:

• Exporta primeiro o ano antigo e depois exporta o ano novo
• Garante que o novo ano (e os períodos obrigatórios) são criados e estão abertos no teu sistema de contabilidade antes de exportar

Porque é que isto é importante:

• Alguns sistemas de contabilidade exigem que o ano/período fiscal exista antes de aceitarem lançamentos
• Alguns sistemas não permitem exportar despesas antigas depois de o novo ano estar criado/ativado, ou exigem que o ano antigo esteja totalmente fechado primeiro (depende do sistema)

7) Verifica se a ligação da integração é estável

Se o erro parecer um problema de autenticação/ligação (token expirado, tarefa de exportação expirada, falha no token de atualização, tempos limites excedidos repetidos):

1. Acede às Definições
2. Acede à Contabilidade
3. Verifica se a integração aparece como associada
4. Se for recomendado voltar a associar a tua integração/erro:
   • Desassocia a integração
   • Volta a associar
   • Tentar exportar novamente com um lote pequeno

Sinais de que este é o problema:

• Erros que mencionem tarefas/tokens expirados
• Erros repetidos de "Ocorreu um erro inesperado"/tempos limites excedidos
• As exportações começam a falhar de repente após terem funcionado antes, sem alterações de configuração

Padrões de erro comuns

Quando contactar o Suporte

Contacta o suporte da Pleo se:

• Consegues reproduzir o problema com uma despesa específica e o erro continua mesmo depois de corrigires os campos mais óbvios
• A exportação falha após restabelecer a ligação e tentar exportar pequenos lotes
• A mensagem de erro é pouco clara, repete-se constantemente ou sugere um problema técnico no sistema de contabilidade/integração

Inclui:

• A mensagem de erro exata (copiar/colar ou captura de ecrã)
• Que sistema de contabilidade/integração estás a utilizar
• Se falha para uma única despesa ou para todas as exportações
• Intervalo de datas aproximado e quantas despesas tentaste
• Se for relevante: se isto acontece perto do final do ano e que ano/período estás a exportar