Mehrere Belege für die gleiche Ausgabe

Mehrere Belege führen in Pleo nicht zu mehrfachen Kosten – es handelt sich lediglich um zusätzliche Belegdateien, die derselben Ausgabe zugeordnet werden sollen. Dies kann passieren, wenn derselbe Beleg mehrmals hochgeladen, mehrfach weitergeleitet oder sowohl aus der Kartentransaktion erfasst als auch manuell hochgeladen wird.

Was passieren kann

• Ein Beleg wird mit der Ausgabe abgeglichen, und die Ausgabe bleibt eine einzelne Transaktion (so wird Ihre Ausgabenübersicht bzw. Ihr Hauptbuch nicht dupliziert, nur weil es mehrere Belege gibt).
• Alle zusätzlichen Belege (für die gleiche Abbuchung) können entweder:
  • als zusätzliche Beleganhänge zu derselben Ausgabe hinzugefügt werden, oder
  • in Ihrem Beleg-Postfach (nicht zugewiesen) landen, wenn Pleo sie nicht eindeutig zuordnen kann, sodass jemand den richtigen Beleg manuell anhängen kann

Was können Sie tun

Sollten Sie verwirrende Vorgänge feststellen (z. B. einen „falschen“ Beleg, der angehängt wurde, oder Belege, die nicht zugeordnet sind), beheben Sie das Problem am sichersten wie folgt:

1. Navigieren Sie zu Ausgaben
2. Öffnen Sie die relevante Ausgabe
3. Überprüfen Sie den/die angehängten Beleg(e), entfernen Sie dann den falschen und fügen Sie den richtigen an
4. Wenn noch Belege im Beleg-Postfach (unzugeordnet) vorhanden sind:
   • Hängen Sie den richtigen Beleg an die Ausgabe an
   • Lassen Sie Duplikate unzugeordnet (oder löschen Sie sie, wenn Ihre Rolle und die Einstellungen Ihres Unternehmens dies erlauben)

Gut zu wissen: Duplizierte Belege bedeuten nicht, dass eine doppelte Abbuchung erfolgt ist. Überprüfen Sie immer sorgfältig, ob der an die Ausgabe angehängte Beleg mit den Transaktionsdetails (Betrag, Währung, Datum und Händler) übereinstimmt, um fehlerhafte Dokumentation zu vermeiden.