Une dépense n’apparaît pas dans la liste À vérifier

Si vous devez vérifier une dépense, mais que celle-ci n’apparaît pas dans la liste À vérifier, cela signifie généralement que la dépense n’est pas encore prête à être vérifiée, qu’elle a été transmise à quelqu’un d’autre ou que votre rôle de vérificateur ne vous permet pas de vérifier cette dépense.

1) Vérifier que la dépense est bien en attente de vérification

Situation

La dépense n’apparaîtra pas dans la liste, car elle ne nécessite aucune intervention de votre part pour le moment.

Vérification

1. Ouvrez la dépense en utilisant un lien direct envoyé par la personne à l’origine de la dépense.
2. Vérifiez le calendrier/le statut pour voir s’il est toujours en brouillon, déjà approuvé, rejeté ou annulé.

Solution

• Si le statut est Brouillon, l’employé doit envoyer la dépense.
• Si le statut est déjà approuvé/refusé/annulé, la dépense n’apparaîtra pas dans votre liste À vérifier.

2) Vérifier si la dépense a été transmise à un autre vérificateur

Situation

La dépense a été envoyée, mais elle a été transmise à une autre personne à cause des règles de l’entreprise (par exemple en fonction du tag, de l’équipe ou du montant).

Vérification

1. Ouvrez la dépense
2. Vérifiez qui est désigné comme vérificateur actuel

Solution

• Si le cheminement semble incorrect, un administrateur doit vérifier les Paramètres de vérification de votre entreprise (règles, seuils, configuration des équipes ou des tags)
• Si le problème concerne une dépense en particulier, vérifiez si l’équipe ou les tags associés à cette dépense sont corrects

3) Vérifier le champ d’action et les autorisations du vérificateur

Situation

Il se peut que votre rôle de vérificateur soit limité à certaines équipes ou certains tags, et que la dépense ne relève pas de ce périmètre.

Vérification

1. Vérifiez les équipes/tags que vous êtes autorisé à vérifier
2. Vérifiez si la personne qui a envoyé la dépense fait partie d’une équipe dont vous êtes responsable (ou si la dépense est associée à un tag qui l’achemine vers un autre endroit)

Solution

• Un administrateur peut vous accorder plus d’autorisations en tant que vérificateur ou ajouter/modifier une règle de vérification pour couvrir le domaine manquant

4) Vérifier les incohérences entre l’entité et l’espace de travail

Situation

Si votre organisation comporte plusieurs entités, la dépense peut appartenir à une entité différente de celle que vous consultez actuellement.

Vérification

• Dans l’application, vérifiez que vous êtes dans la bonne entité (via le sélecteur d’entité)

Solution

• Sélectionnez la bonne entité
• Si vous ne pouvez pas y accéder, demandez à un administrateur de vous accorder l’accès

5) Effacer les filtres sur la page À vérifier

Situation

La dépense vous est attribuée, mais elle est masquée par des filtres (dates, employés, tags, etc.)

Vérification

1. Accédez à la page À vérifier
2. Vérifiez si des filtres sont actifs

Solution

1. Effacez tous les filtres
2. Utilisez la recherche pour trouver le nom de la personne ayant envoyé la dépense ou le montant

Bon à savoir : si un employé est déplacé vers une nouvelle équipe, vous pourriez perdre la visibilité sur ses dépenses jusqu’à ce qu’un administrateur mette à jour le mapping de la chaîne de vérification

Pour les administrateurs : quand contacter l’équipe support ?

Si le vérificateur dispose des autorisations appropriées, qu’aucun filtre n’est actif et que le statut de la dépense est correct, mais que cette dernière n’apparaît toujours pas dans la liste En cours de vérification, contactez l’équipe support et transmettez les éléments suivants :

• L’URL ou l’identifiant de la dépense
• L’adresse e-mail du vérificateur censé procéder à la vérification
• Une description de la règle de vérification qui devait s’appliquer